1. Controleer het juridische profiel van je bedrijf
Ga naar Mijn bedrijf en controleer de juridische naam, het btw-/fiscaal nummer en het adres — dit verschijnt in uitgaande communicatie en op het openbare carrièreportaal als je dat activeert.
2. Richt je structuur in
Voordat je medewerkers aanmaakt, is het handig om de basis te hebben:
- Functies — de rollen die in je organisatie bestaan.
- Locaties — de fysieke of externe plekken waar je team werkt.
- Afdelingen — je teams, elk met een leidinggevende.
- Contracttypes — de aanstellingsmodellen die je gebruikt.
Elk wordt aangemaakt via het eigen scherm, in die volgorde als je ze direct aan je eerste medewerker wilt kunnen toewijzen.
3. Voeg je eerste medewerker toe
Ga naar Medewerkers → Nieuw en vul de basisgegevens in: naam, werk-e-mailadres, functie, locatie, afdeling en contracttype. Komt het e-mailadres overeen met een lid dat al is uitgenodigd voor de organisatie, dan wordt het dossier automatisch gekoppeld aan diens account — vanaf dat moment ziet die persoon bij het inloggen zijn of haar eigen selfservice-schermen (Mijn rooster, Mijn afwezigheden, Mijn cv...).
4. Wijs een rooster toe
Maak via Roosters er een aan en wijs het toe aan de medewerker — dit gebruiken tijdregistratie en de beschikbaarheidsberekening om te weten hoeveel uren er elke dag verschuldigd zijn.
5. Controleer het organigram
Open Organigram en bevestig dat de persoon onder de juiste leidinggevende verschijnt — dit wordt automatisch berekend op basis van het veld "leidinggevende" van elk dossier.
Hoe verder
- Personen en structuur — de overige velden van het medewerkersdossier en hoe je je structuur bewerkt.
- Werktijd — afwezigheden, vakantie en tijdregistratie.
- Een assistent koppelen — als je Claude of ChatGPT wilt bevragen over je personeelsgegevens.