1. Prüfe das rechtliche Profil deines Unternehmens
Gehe zu Mein Unternehmen und prüfe den rechtlichen Namen, die Steuernummer und die Adresse — das erscheint in ausgehenden Mitteilungen und im öffentlichen Karriereportal, falls du es aktivierst.
2. Richte deine Struktur ein
Bevor du Mitarbeitende anlegst, hilft es, die Grundlagen zu haben:
- Positionen — die Rollen, die in deiner Organisation existieren.
- Standorte — die physischen oder remoten Orte, an denen dein Team arbeitet.
- Abteilungen — deine Teams, jedes mit einer Führungskraft.
- Vertragsarten — die Anstellungsmodelle, die du nutzt.
Jede wird über den eigenen Bildschirm angelegt, in dieser Reihenfolge, wenn du sie gleich der ersten Mitarbeiterin oder dem ersten Mitarbeiter zuweisen willst.
3. Lege deine erste Mitarbeiterin oder deinen ersten Mitarbeiter an
Gehe zu Mitarbeitende → Neu und fülle die Grunddaten aus: Name, dienstliche E-Mail, Position, Standort, Abteilung und Vertragsart. Stimmt die E-Mail mit einem bereits zur Organisation eingeladenen Mitglied überein, wird die Akte automatisch mit dessen Konto verknüpft — von da an sieht diese Person beim Anmelden ihre eigenen Selbstbedienungsbildschirme (Mein Arbeitsplan, Meine Abwesenheiten, Mein Lebenslauf...).
4. Weise einen Arbeitsplan zu
Erstelle unter Arbeitspläne einen und weise ihn der Mitarbeiterin oder dem Mitarbeiter zu — darauf beruhen Zeiterfassung und die Verfügbarkeitsberechnung, um zu wissen, wie viele Stunden an jedem Tag fällig sind.
5. Prüfe das Organigramm
Öffne Organigramm und bestätige, dass die Person unter der richtigen Führungskraft erscheint — es wird automatisch aus dem Feld „Führungskraft“ jeder Akte berechnet.
Wie es weitergeht
- Personen und Struktur — die restlichen Felder der Mitarbeiterakte und wie du deine Struktur bearbeitest.
- Arbeitszeit — Abwesenheiten, Urlaub und Zeiterfassung.
- Einen Assistenten verbinden — wenn du Claude oder ChatGPT zu deinen Personaldaten befragen willst.