People helpt je de tijdregistratie bij te houden, maar het protocol en de toepasselijke cao zijn de verantwoordelijkheid van elk bedrijf; dit is geen arbeidsrechtelijk advies.
De registratie kan op verschillende manieren uit People worden gehaald. Ze gebruiken allemaal dezelfde generator, dus inhoud en kolommen zijn gelijk; wat verschilt, is aan wie ze worden getoond en hoeveel. De formaten zijn CSV, Excel (XLSX) en PDF. De kolommen van CSV en Excel staan in Kolommen van de export.
Mijn registratie downloaden
Elke persoon kan op elk moment haar eigen kopie downloaden, welk recht ze ook heeft: onder Mijn prikklok, Mijn registratie downloaden. Kies het datumbereik (maximaal één jaar per download) en het formaat. De kopie bevat je registraties van alle situaties, al hun wijzigingen (wijzigingen, voorstellen met hun goedkeuringen en bezwaren) en de dag- en maandtotalen.
De volledige export van het bedrijf
Wie het recht heeft toegang tot de registratie te geven (zie „Rollen en rechten“ hieronder), vindt hem onder Toegang tot registratie, bij „Volledige export van de registratie“: de registratie van het hele personeelsbestand voor één jaar, met alle wijzigingen en totalen. Kies het jaar en het formaat. Elke download wordt in de audit vastgelegd.
Maandoverzicht voor de loonadministratie
Bij het afsluiten van elke maand maakt People een PDF per persoon met het overzicht van de periode (dag- en maandtotalen, maandtelling van het flexibele rooster en waarschuwingen), in de taal van haar account, om samen met de loonstrook te overhandigen. Het wordt maar één keer gegenereerd: wat na de afsluiting verandert, staat in de registratie, maar herschrijft geen document dat al met een loonstrook kan zijn meegegaan. Finance haalt het bij People op om het aan de loonadministratie van die persoon toe te voegen. Elke persoon krijgt een melding wanneer het zijne is gemaakt (uit te schakelen in de voorkeuren) en kan al zijn overzichten downloaden bij Mijn registraties, Mijn maandoverzichten: art. 6.1 van het ontwerp van koninklijk besluit vraagt om hem een kopie te geven samen met zijn loonstrook.
Links voor de arbeidsinspectie en de werknemersvertegenwoordiging
Onder Toegang tot registratie maak je links met alleen-leestoegang aan, zonder dat iemand gebruiker van de applicatie hoeft te zijn. Er zijn twee soorten:
| Arbeidsinspectie | Werknemersvertegenwoordiging | |
|---|---|---|
| Verloop | Ja: standaard 30 dagen, tussen 1 en 365 | Verloopt niet |
| Datumbereik | Verplicht | Optioneel |
| Wat ze zien | Het hele bereik van de link | Een geminimaliseerde weergave |
| Nee | Verplicht: ontvangt de melding van bezwaren |
Hoe je een link aanmaakt
- Ga naar Toegang tot registratie en kies Nieuwe link.
- Kies voor wie hij is en geef hem een naam waaraan je hem herkent (bijvoorbeeld het nummer van het verzoek).
- Bepaal het bereik: het datumbereik en, als je wilt, personen of vestigingen. Zonder personen of vestigingen ziet de link het hele personeelsbestand.
- Maak de link aan. People toont je het adres en het wachtwoord maar één keer: het bewaart ze niet, alleen een vingerafdruk, dus ze zijn niet meer te bekijken. Raken ze kwijt, trek dan de link in en maak een nieuwe aan.
Stuur adres en wachtwoord via verschillende kanalen (bijvoorbeeld het adres per e-mail en het wachtwoord per telefoon).
Wat ziet wie hem opent
De pagina is openbaar, wordt niet geïndexeerd en is beschikbaar in alle zes de talen. Ze vraagt om het wachtwoord en opent een leessessie van 30 minuten. Ze toont één maand uit het bereik van de link — de totalen van elke persoon en het detail van één persoon — en maakt het mogelijk de registratie van het gekozen bereik binnen het bereik te downloaden. Wijzigingen verschijnen met hun auteur, hun goedkeuringen en hun bezwaren.
De geminimaliseerde weergave van de werknemersvertegenwoordiging bevat niet het belastingnummer of andere gegevens uit het dossier behalve de naam, geen IP-adressen en noch de tekst noch de sleutel van de maatregelen voor combinatie werk-privé: ze geeft alleen aan of er een maatregel is. De redenen van de wijzigingen en de bezwaren zijn wel zichtbaar.
Intrekken, verlopen en blokkades
- Intrekken verbreekt de toegang onmiddellijk, ook voor wie hem open heeft, en kan niet ongedaan worden gemaakt.
- Een verlopen of ingetrokken link werkt niet meer en kan niet opnieuw worden geactiveerd.
- Het wachtwoord heeft een limiet op pogingen: bij de tiende mislukte poging op rij wordt de link geblokkeerd en krijgt wie hem aanmaakte een melding. Je kunt hem in de lijst opnieuw activeren. Daarnaast is er een tijdslimiet per link en per IP-adres.
Toegangslogboek
Elke link laat een toegangslogboek achter: toegangen, mislukte pogingen, blokkades, raadplegingen en downloads, met datum en IP. Je ziet het via Toegang bekijken of voor alle links tegelijk.
Melding van bezwaren aan de vertegenwoordiging
Laat een persoon een bezwaar achter over haar registratie, dan worden de e-mailadressen van de actieve vertegenwoordigingslinks gewaarschuwd, met hoeveel bezwaren er zijn en van welk bedrijf, zonder persoonsgegevens en zonder link: ze worden geraadpleegd met de link van de vertegenwoordiging. Is er geen actieve vertegenwoordigingslink, dan blijven de bezwaren openstaan en zegt Toegang tot registratie dat; je kunt met de hand waarschuwen met Nu melden.
Voordat je de organisatie opzegt
De tijdregistratie moet vier jaar worden bewaard. Wordt de organisatie opgezegd, dan verwijdert de applicatie de gegevens, ook de registratie, en daarna zijn ze niet meer terug te halen. Dus:
- Download de volledige export onder Toegang tot registratie, jaar voor jaar, voordat je de opzegging aanvraagt.
- Bewaar die bestanden zo lang als de wet vereist: vanaf de opzegging is het bewaren de verantwoordelijkheid van het bedrijf.
De melding in het gevarengebied van de organisatie-instellingen linkt rechtstreeks naar dit scherm.
Rollen en rechten
Het recht „Toegang tot de tijdregistratie verlenen“ staat toe de links aan te maken, te bekijken en in te trekken, hun toegangslogboek te zien en de volledige export te doen. Het hebben de eigenaar, het beheer en de rol People.
De rol People is die van wie HR doet: binnen People beheert ze alles (zoals het beheer, inclusief gevoelige gegevens, financiële gegevens, instellingen en toegang tot de registratie), en in de overige applicaties heeft ze hetzelfde als een lid, zonder de organisatie te beheren. Een persoon heeft maar één rol per organisatie: deze rol geven aan wie HR doet, neemt haar niets af in de andere applicaties.
In het dagelijks gebruik: elke persoon ziet en doet voorstellen over het eigen dossier; de directe leidinggevende ziet en keurt dat van het team goed; wie het recht heeft de prikklok te beheren, ziet en keurt alles goed.