Dit sjabloon is een uitgangspunt, geen arbeidsrechtelijk advies. Het is gebaseerd op het ontwerp van het koninklijk besluit over tijdregistratie (tekst van de openbare hoorzitting van oktober 2025), dat op de datum van deze documentatie niet is goedgekeurd: bij publicatie in het BOE kunnen de artikelen veranderen. Het protocol en de toepasselijke cao zijn de verantwoordelijkheid van elk bedrijf; laat het door je arbeidsrechtelijk adviseur nakijken voordat je het vaststelt.
Hoe je het gebruikt
Het ontwerp van het koninklijk besluit vraagt elk bedrijf om in zijn protocol voor tijdregistratie minstens deze vier punten te specificeren:
- De procedure voor het doen van registraties en wijzigingen.
- De informatie die in de registratie wordt weergegeven, met de minimale gegevens.
- De periodieke evaluatie van het systeem met de werknemersvertegenwoordiging.
- De opleiding van het personeel over de registratie.
Hieronder staat bij elk punt een tekst. De lege plekken tussen vierkante haken
en in hoofdletters, zoals [TOEPASSELIJKE CAO], zijn wat bij elk bedrijf eigen
is: vervang ze of verwijder ze. Wat niet tussen haken staat, beschrijft hoe het
met People gaat en linkt naar de documentatie; controleer of het overeenkomt met
wat jullie doen. Kopieer vanaf de kop „Protocol“ tot het einde van de pagina.
Protocol voor tijdregistratie van [NAAM VAN HET BEDRIJF]
Datum van goedkeuring: [DATUM] · Versie: [NR.] · Goedgekeurd door: [FUNCTIE OF ORGAAN] · Besproken met de wettelijke werknemersvertegenwoordiging: [DATUM / NIET VAN TOEPASSING]
0. Doel en toepassingsgebied
Dit protocol regelt hoe [NAAM VAN HET BEDRIJF] de werktijd van zijn personeel registreert. Het geldt voor [ALLE WERKNEMERS / DE AANGEGEVEN VESTIGINGEN OF GROEPEN]. De toepasselijke cao is [TOEPASSELIJKE CAO] en hij [REGELT / REGELT NIET] de onregelmatige verdeling van de werktijd.
De registratie wordt bijgehouden in de applicatie People. Ze wordt vier jaar bewaard en staat ter beschikking van de werknemers, hun vertegenwoordiging en de arbeidsinspectie (Inspección de Trabajo y Seguridad Social).
1. Procedure voor het doen van registraties en wijzigingen
1.1. Wie registreert. Elke persoon registreert haar eigen werktijd, dagelijks, via [DE WEBAPPLICATIE / DE MCP-CONNECTOR, ALS HET BEDRIJF DAT TOESTAAT]. De registratie bewaart wie haar doet, de datum en het uur en het gebruikte kanaal.
1.2. Wat wordt geregistreerd. Geregistreerd worden het begin en einde van de werkdag, van elke niet-meetellende pauze, van niet-meetellende wacht- en beschikbaarheidstijden en van onderbrekingen van het recht op onbereikbaarheid, met vermelding of op locatie of op afstand wordt gewerkt. Meer informatie in Tijdregistratie.
1.3. Soort rooster. De werktijd is georganiseerd met [VAST ROOSTER / FLEXIBEL ROOSTER / BEIDE, NAAR GELANG DE FUNCTIE]. Bij een vast rooster worden de gewone uren per dag gemeten; bij een flexibel rooster per maand, ten opzichte van de wekelijkse uren van het contract.
1.4. Berekening en indeling van de uren. Uren boven de werkdag worden ingedeeld als overuren (voltijd) of meeruren (deeltijd). Overuren worden [MET RUST GECOMPENSEERD / UITBETAALD / PER GEVAL GEKOZEN] binnen [TERMIJN]. Het maximum aan gewone uren per dag is [N] uur, in overeenstemming met [TOEPASSELIJKE CAO].
1.5. Wijzigingen. Geen registratie wordt gewijzigd zonder de goedkeuring van het bedrijf en van de betrokken persoon. Elke correctie — toevoeging van een niet geklokt deel, wijziging van een tijd, laten vervallen of indelen van uren — gebeurt als een voorstel met reden, dat de andere partij accepteert of afwijst. Aan de kant van het bedrijf keurt [DE DIRECTE LEIDINGGEVENDE / DE AANGEWEZEN HR-PERSOON: NAAM OF FUNCTIE] goed. Wijst de persoon een voorstel van het bedrijf af, dan wordt haar bezwaar vastgelegd en bij de registratie bewaard.
1.6. Correctietermijn. Elke maand kan door de persoon worden gecorrigeerd tot dag [N] van de volgende maand. Daarna kan alleen het bedrijf wijzigingen voorstellen, die als na de afsluiting worden gemarkeerd en door de persoon moeten worden geaccepteerd.
1.7. Vergeten registraties en onvolledige dagen. Wordt een uitklokmoment vergeten, dan verzint het systeem er geen: de dag blijft onvolledig en de persoon wordt gevraagd het werkelijke tijdstip voor te stellen.
1.8. Technische storingen. Werkt het systeem niet, dan wordt de werktijd genoteerd via [ALTERNATIEF MIDDEL: BLAD, E-MAIL …] en voert [VERANTWOORDELIJKE PERSOON] haar daarna in als technische storing, met haar rechtvaardiging. De persoon kan akkoord gaan of haar bezwaar achterlaten.
1.9. Geschiedenis. Alle wijzigingen blijven in de geschiedenis van de registratie, met hun auteur, hun goedkeuringen en hun datum. Niets wordt verwijderd of overschreven.
2. Weergegeven informatie en minimale gegevens
De registratie van elke persoon bevat minstens:
- De identificatie van de persoon en van wie elke registratie doet.
- Haar werktijdregime (voltijd of deeltijd, met het percentage) en haar rooster.
- Het begin en einde van elke werkdag, op het uur en de minuut nauwkeurig.
- Het begin en einde van elke pauze, wachttijd, beschikbaarheid en onderbreking van onbereikbaarheid.
- De werkwijze, op locatie of op afstand.
- De soort van de uren: gewone uren, overuren of meeruren, met hun compensatie en of ze het gevolg zijn van overmacht.
- De uren gewerkt voor combinatie werk-privé, flexibiliteit of onregelmatige verdeling, met de maatregel waaruit ze voortkomen.
- De dag- en maandtotalen.
- Alle wijzigingen, met hun auteur en goedkeuringen.
De maatregelen voor combinatie werk-privé en flexibiliteit van [NAAM VAN HET BEDRIJF] zijn: [MAATREGELEN VAN HET BEDRIJF]. Gegevens over deze maatregelen worden met bijzondere zorg behandeld en aan de werknemersvertegenwoordiging alleen getoond als aanwijzing dat ze bestaan.
Toegang en kopie. [NAAM VAN HET BEDRIJF] overhandigt elke persoon met haar loonstrook het overzicht van de periode, en de persoon kan haar registratie downloaden wanneer ze wil. De werknemersvertegenwoordiging heeft toegang tot een geminimaliseerde weergave, zonder persoonsgegevens uit het dossier, met de link die [VERANTWOORDELIJKE PERSOON] haar geeft. De arbeidsinspectie heeft toegang via een tijdelijke alleen-lezenlink. Meer informatie in Toegang tot en kopie van de registratie en in Kolommen van de export.
Gegevensverwerking. De gegevens van de registratie worden verwerkt op grond van de wettelijke verplichting van [NAAM VAN HET BEDRIJF]. Functionaris voor gegevensbescherming of contact: [CONTACT].
3. Periodieke evaluatie met de vertegenwoordiging
[NAAM VAN HET BEDRIJF] evalueert de werking van de registratie met de wettelijke werknemersvertegenwoordiging [ELKE N MAANDEN / EEN KEER PER JAAR], in een vergadering die wordt bijeengeroepen door [PERSOON OF ORGAAN]. Daarin worden besproken:
- De vastgelegde bezwaren en hoe ze zijn opgelost.
- De technische storingen van de periode.
- De waarschuwingen van de applicatie (dagen met meer gewone uren dan het dagmaximum, rusttijden van minder dan twaalf uur) en de genomen maatregelen.
- De openstaande onvolledige dagen en onopgeloste voorstellen.
- De balans van overuren en meeruren en van de maandtellingen van het flexibele rooster.
- De verbeteringen die de vertegenwoordiging voorstelt.
Van elke vergadering worden notulen opgesteld. [ANDERE EVALUATIECRITERIA VAN HET BEDRIJF.]
De vertegenwoordiging ontvangt een e-mailmelding wanneer een persoon een bezwaar achterlaat over haar registratie en kan de registratie met haar toegangslink raadplegen wanneer ze dat nodig heeft.
4. Opleiding van het personeel
[NAAM VAN HET BEDRIJF] informeert en traint zijn personeel over tijdregistratie:
- Al het personeel, bij indiensttreding en als het protocol verandert, over hoe je klokt, welke situaties worden vastgelegd, hoe je een correctie voorstelt, hoe je een bezwaar achterlaat en hoe je je kopie downloadt, in [FORMAAT: SESSIE, HANDLEIDING, VIDEO …] van [DUUR].
- Teamverantwoordelijken en HR, over hoe je voorstellen goedkeurt, de correctietermijn, de maandafsluiting, de telling van het flexibele rooster en de waarschuwingen van het Statuut.
- Wie toegang geeft tot de registratie, over hoe je links aanmaakt en intrekt voor de inspectie en de vertegenwoordiging, en over de export vóór het opzeggen van de organisatie.
De opleiding wordt gegeven door [VERANTWOORDELIJKE VOOR DE OPLEIDING] en wordt vastgelegd [WAAR HET WORDT VASTGELEGD]. Dit protocol is voor al het personeel beschikbaar op [PLAATS OM HET TE RAADPLEGEN].
5. Herziening
Het protocol wordt herzien [ELKE N MAANDEN / WANNEER DE REGELGEVING OF DE CAO VERANDERT], en in elk geval wanneer de definitieve regelgeving en de ministeriële verordening met de technische eisen aan het systeem worden gepubliceerd.
Ondertekend: [NAAM EN FUNCTIE] · [DATUM]