Tijdregistratie

De tijdregistratie van People legt vast wanneer elke werksituatie van een persoon begint en eindigt, met de gegevens die het ontwerp van het koninklijk besluit over tijdregistratie vraagt, en bewaart alle wijzigingen die daarna worden aangebracht. Niets wordt gewijzigd zonder dat het bedrijf en de betrokken persoon akkoord gaan, en gedurende vier jaar wordt niets verwijderd.

In- en uitklokken

Elke persoon klokt via Mijn prikklok (en via de widget op het dashboard). Je hebt een lopend contract met tijdregistratie nodig; heb je dat niet, dan zegt de widget het.

• Inklokken opent je werkdag en uitklokken sluit hem. Het grote getal is de daadwerkelijke werktijd: de klok staat stil zolang je in een pauze zit.
• De eerste keer word je gevraagd de werkwijze te kiezen (op locatie of op afstand). Daarna blijft de laatst gebruikte gekozen, zodat inklokken één klik blijft; je kunt hem bij het klokken wijzigen.
• Je kunt niet klokken op een datum in de toekomst of op een dag met afwezigheid.
• Bij een geopende werkdag leg je Pauze met één klik vast. „Andere situaties“ bevat de rest.

De situaties die worden vastgelegd

De regels die de registratie consistent houden:

• Je kunt per dag maar één werkdag open hebben, en je kunt niet inklokken terwijl een onderbreking van onbereikbaarheid openstaat.
• Een pauze, wachttijd of beschikbaarheid wordt alleen binnen een geopende werkdag vastgelegd, en één per keer. Klok je uit terwijl er een open is, dan sluit die op hetzelfde moment: je verlaat hem zelf door uit te klokken.
• Een onderbreking van onbereikbaarheid valt buiten de werkdag en kan ook worden vastgelegd op niet-werkdagen, tijdens vakantie of op dagen met afwezigheid. Ze kan middernacht overschrijden.
• Onderbrekingen van onbereikbaarheid tellen mee bij de daadwerkelijke werktijd en blijven apart zichtbaar, zodat er een spoor is dat er een was.

Vast en flexibel rooster

De registratie vergelijkt je werk met je rooster (onder Roosters en Mijn rooster) en met je contract, waarin je wekelijkse uren, je regime (voltijd of deeltijd) en, bij deeltijd, het percentage staan. Is je contract ouder dan deze registratie, dan kan wie People beheert die gegevens aanvullen door het te bewerken.

Vast rooster

Het heeft tijdvakken en uren per dag. De gewone uren worden per dag gemeten: de delen van de dag verbruiken in volgorde de uren van je rooster, en wat daarboven uitkomt wordt voorgesteld als overuren.

Flexibel rooster

Het heeft geen tijdvakken en geen verplichte uren: het zegt alleen welke dagen werkdagen zijn (voor vakantie, feestdagen en beschikbaarheid). De gewone uren worden per maand gemeten:

• Het maanddoel is je wekelijkse uren gedeeld door de werkdagen van de week en vermenigvuldigd met de werkdagen van de maand, zonder feestdagen, vakantie en afwezigheden.
• Tijdens de maand worden geen overuren voorgesteld: de delen verschijnen als „Wacht op de maandtelling“, en je ziet wat je tot nu toe hebt gedaan ten opzichte van het doel in Mijn rooster, Mijn prikklok en Prikklok. Op de ene dag 4 uur werken en op een andere 12 zijn geen overuren als de maand klopt.
• Bij het afsluiten van de maand wordt wat boven het doel uitkomt als overuren voorgesteld op de laatste delen van de maand (als meeruren bij deeltijd), en je kunt akkoord gaan of je bezwaar achterlaten. Een tekort stelt niets voor: het wordt getoond, en wat ermee gebeurt, beslist het bedrijf.
• Staan de wekelijkse uren niet in het contract, dan wordt het rooster toch aangemaakt, maar heeft het geen doel („Zonder doel“): er wordt geen saldo berekend en niets voorgesteld.

Maatregelen voor combinatie werk-privé in het rooster

Als een rooster antwoordt op een maatregel voor combinatie werk-privé, flexibiliteit of onregelmatige verdeling, draagt het rooster de maatregel (en, als je wilt, een detail). Elke geklokte werkdag kopieert de maatregel van het op dat moment geldende rooster, zodat de registratie niet verandert als het rooster later wordt bewerkt. Het flexibele rooster draagt automatisch „Overeengekomen flexibele werktijd“.

De beschikbare maatregelen zijn: aanpassing van de werktijd (art. 34.8 ET), onregelmatige verdeling van de werktijd (art. 34.2 ET), overeengekomen flexibele werktijd, zorg voor een zuigeling (art. 37.4), vroeggeboorte of ziekenhuisopname van de pasgeborene (art. 37.5), vermindering wegens wettelijke voogdij of zorg voor een familielid (art. 37.6), vermindering wegens zorg voor een ernstig ziek minderjarig kind (art. 37.6), slachtoffers van gender-, seksueel of terroristisch geweld (art. 37.8) en „Andere maatregel“, die moet worden beschreven. Schrijf in het detail alleen wat nodig is om de maatregel te identificeren, zonder gegevens van andere personen. Wat geen gewerkte uren zijn maar verlof of afwezigheid, loopt via Afwezigheden.

Staat een deel met de verkeerde maatregel, dan wordt dat gecorrigeerd met Maatregel corrigeren, wat een wijzigingsvoorstel is zoals de onderstaande. En een rooster waarvan de geldigheid een al afgesloten maand raakt, kan niet worden bewerkt: je maakt een nieuw aan vanuit een open maand.

Uren indelen

Elk werkdeel kan een van deze soorten hebben:

• Gewone uren: die van je werkdag.
• Overuren: die boven de werkdag uitkomen bij een voltijdcontract. Je geeft aan of ze met rust worden gecompenseerd of worden uitbetaald, en of ze het gevolg zijn van overmacht.
• Meeruren (deeltijd): die boven de werkdag uitkomen bij een deeltijdcontract.

Het systeem stelt de soort voor door te vergelijken met je rooster en je contract, en toont hem je, maar slaat hem niet op. Wat in de registratie blijft, is wat via Uren indelen (in Mijn prikklok en Prikklok) wordt vastgesteld, wat ook een voorstel tussen twee partijen is. Een deel heeft maar één soort: overschrijdt het het einde van de werkdag, dan wordt de overheersende voorgesteld en wordt gezegd hoeveel minuten erboven vallen.

Een registratie wijzigen: voorstellen tussen twee partijen

Niemand wijzigt op eigen houtje een registratie. Elke wijziging is een voorstel dat de andere partij accepteert of afwijst, en het wordt pas toegepast als beide akkoord zijn gegaan. De twee partijen zijn:

• De persoon, alleen zijzelf.
• Het bedrijf: de directe leidinggevende of iedereen die de prikklokgegevens mag beheren. Een van de twee goedkeuringen van het bedrijf volstaat, en niemand beslist over een voorstel dat hij zelf heeft gedaan.

Je kunt een toevoeging voorstellen van een deel dat niet is geklokt, het uitklokken van een onvolledige dag, een tijdwijziging, het laten vervallen van een deel (het wordt niet verwijderd: het telt niet meer mee) en een herindeling. Een reden is altijd verplicht. Zolang er een voorstel openstaat voor een deel, kan er geen ander voor worden gedaan, en wie het deed, kan het intrekken. Klokken wordt nooit geblokkeerd.

De interface oefent geen druk uit: accepteren en afwijzen staan op hetzelfde niveau, en de meldingen bevatten geen waarschuwingen.

Zonder overeenstemming: het bezwaar

Wijst de persoon een voorstel van het bedrijf af, dan laat ze haar bezwaar schriftelijk achter en blijft het aan de registratie verbonden. Het bedrijf kan de wijziging dan zonder overeenstemming doorvoeren: ze wordt toegepast, het voorstel blijft als afgewezen gemarkeerd en het bezwaar van de persoon wordt bij de registratie bewaard. Elk bezwaar wordt gemeld aan de werknemersvertegenwoordiging (als die een toegangslink met e-mailadres heeft; zie Toegang tot en kopie van de registratie).

Technische storing

Werkte het systeem niet en is de dag op een andere manier vastgelegd, dan kan het bedrijf een technische storing vastleggen: dat is de enige route die zonder voorafgaande goedkeuring wordt toegepast. Ze vereist een rechtvaardiging (10 tot 1000 tekens), is als zodanig in de registratie gemarkeerd, en de persoon geeft daarna haar akkoord of haar bezwaar, dat de registratie niet ongedaan maakt.

Onvolledige dagen

People verzint nooit een uitklokmoment. Laat je een inklokmoment zonder uitklokmoment staan, dan wordt de dag aan het eind een onvolledige dag („Niet uitgeklokt“): jij en je leidinggevende krijgen een melding, en onder Mijn prikklok verschijnt „Dagen zonder uitklokken“ zodat je de tijd voorstelt waarop je klaar was, met dezelfde procedure tussen twee partijen. De automatische afsluitingen van vroeger blijven ongewijzigd bewaard en worden gemarkeerd getoond.

Maandafsluiting en marge

Elke maand blijft voor de persoon open tot dag N van de volgende maand (de marge). Zolang de maand open is, kan elk van beide partijen wijzigingen voorstellen. Na de afsluiting:

• De persoon stelt niets meer voor over die maand.
• Het bedrijf kan voorstellen, maar de wijziging wordt gemarkeerd als „Na de afsluiting“ en de persoon moet haar nog steeds accepteren.
• Het aanpassen van de marge heropent al afgesloten maanden niet.

Bij het afsluiten maakt People ook het maandoverzicht voor de loonadministratie aan en, bij een flexibel rooster, de overurenvoorstellen uit de maandtelling.

Waarschuwingen van het Statuut

People waarschuwt, het blokkeert niet. Je ziet een waarschuwing op de dag (de persoon, en het bedrijf onder Prikklok) en in de export wanneer:

• Er op een dag meer gewone uren zijn dan het dagmaximum in de instellingen (standaard 9, wat het Spaanse werknemersstatuut bepaalt tenzij je cao iets anders vastlegt).
• Er minder dan 12 uur rust zit tussen het einde van een werkdag en het begin van de volgende.

Uren binnen de maand compenseren is onregelmatige verdeling van de werktijd: dat de cao of een afspraak dit dekt, is de verantwoordelijkheid van het bedrijf.

Geschiedenis

Elk deel heeft zijn geschiedenis: elke toegepaste wijziging is een nieuwe rij met wie haar deed, wanneer, via welk kanaal (web, MCP-connector, assistent, systeem, technische storing), de reden, wat er eerst was en wat er nu is, of ze na de afsluiting was en, indien aanwezig, het bezwaar. Niets wordt overschreven of verwijderd. De persoon ziet de geschiedenis van haar eigen gegevens onder Mijn prikklok.

Bewaring

De registratie wordt vier jaar bewaard. Daarom kan het dossier van een persoon met registraties van de laatste vier jaar niet worden verwijderd: het wordt uitgeschreven, en wordt het recht op wissing uitgeoefend, dan wordt het dossier geanonimiseerd en blijft de registratie bewaard. Na vier jaar wordt de registratie opgeschoond en blijft dat in de audit vastgelegd. Download de registratie voordat je de organisatie opzegt (zie Toegang tot en kopie van de registratie).

Instellingen van de registratie

Onder Instellingen heeft het onderdeel „Tijdregistratie“ drie opties (te wijzigen door wie People beheert):

De tijdzone van het bedrijf (ook onder Instellingen) bepaalt bij welke dag elke registratie hoort en wanneer elke maand wordt afgesloten.

Vanuit een assistent

Met een MCP-connector kun je in- en uitklokken, pauzes en andere situaties vastleggen, wijzigingen voorstellen, accepteren, afwijzen of intrekken en de registratie raadplegen, altijd met je eigen rechten. De ingebouwde assistent leest alleen. Een wijziging zonder overeenstemming doorvoeren en een technische storing vastleggen kan alleen in de applicatie.