Projecten, taken en planning

Een project

Elk project hoort bij een klant en heeft een status (planning, actief, in de wacht, afgerond, geannuleerd), een projectleider en een team. De pagina brengt taken, mijlpalen, documenten, handmatige kosten, portaalgasten en — als je organisatie Finance gebruikt — de financiële samenvatting samen.

Wordt een project als afgerond gemarkeerd, dan krijgen team en leider een melding, en ook portaalgasten, per e-mail.

Taken

Een taak heeft een titel, prioriteit, data en een of meer toegewezenen. Ze kan subtaken, reacties en eigen documenten dragen, en afhangen van andere taken — een taak die door een andere wordt geblokkeerd, gaat automatisch naar GEBLOKKEERD, zonder dat iemand dat handmatig instelt.

Een taak toewijzen meldt elke toegewezene; ze afronden (naar KLAAR zetten) meldt de projectleider en, als het project gasten heeft, ook hen.

Mijlpalen

Een mijlpaal groepeert meerdere taken onder een doel met datum, met een eigen checklist waarvan de punten worden afgevinkt naarmate het werk vordert.

Wekelijkse planning

Het raster Planning verdeelt verwachte uren: rijen = projecten, kolommen = personen van de gekozen week, met hun beschikbaarheid als kolomplafond. Alleen wie het project leidt, of wie planningsrechten heeft over elk project, kan het bewerken; verstreken weken worden niet meer gepland, alleen nog geregistreerd.

Mijn planning toont hetzelfde raster vanuit het oogpunt van één persoon: diens projecten tegenover de weken van de maand.

Dagelijkse urenregistratie

Het raster Urenregistratie registreert de daadwerkelijk gewerkte uren, dag na dag. De eigen uren registreren vereist geen speciale rechten — in het project zitten volstaat — en wie rechten heeft, kan bovendien een week valideren, wat die vergrendelt tegen wijzigingen tenzij expliciet heropend.

Blijven er in een week beschikbare uren ongeregistreerd, dan krijgen de persoon en diens leidinggevende op maandag een melding.

Handmatige kosten

Een project kan kosten dragen die niet uit een Finance-factuur komen — onkosten, materiaal — handmatig vastgelegd vanaf de pagina.

Hoe verder

Projecten, taken en planning