People vous aide à tenir le registre du temps de travail, mais le protocole et la convention collective applicable relèvent de la responsabilité de chaque entreprise ; ce n'est pas un conseil juridique en droit du travail.
Le registre peut sortir de People de plusieurs façons. Toutes utilisent le même générateur : le contenu et les colonnes sont donc les mêmes ; ce qui change, c'est qui le voit et dans quelle mesure. Les formats sont CSV, Excel (XLSX) et PDF. Les colonnes du CSV et d'Excel sont détaillées dans Colonnes de l'export.
Télécharger mon registre
Chaque personne peut télécharger sa propre copie à tout moment, quelle que soit sa permission : dans Mes pointages, Télécharger mon registre. Choisissez la plage de dates (un an au maximum par téléchargement) et le format. La copie contient vos pointages de toutes les situations, toutes leurs modifications (changements, propositions avec leurs autorisations et désaccords) et les totaux journaliers et mensuels.
L'export complet de l'entreprise
Qui a la permission de donner accès au registre (voir « Rôles et permissions », plus bas) le trouve dans Accès au registre, sous « Export complet du registre » : le registre de tout l'effectif pour une année, avec toutes ses modifications et ses totaux. Choisissez l'année et le format. Chaque téléchargement est consigné dans l'audit.
Récapitulatif mensuel pour la paie
À la clôture de chaque mois, People génère un PDF par personne avec le récapitulatif de la période (totaux journaliers et mensuels, décompte mensuel de l'horaire flexible et avertissements), dans la langue de son compte, à remettre avec le bulletin de paie. Il n'est généré qu'une seule fois : ce qui change après la clôture figure dans le registre, mais ne réécrit pas un document qui a pu déjà accompagner une paie. Finance le récupère auprès de People pour le joindre à la paie de cette personne. Chaque personne reçoit une notification quand le sien est généré (qu'elle peut désactiver dans ses préférences) et peut télécharger tous ses récapitulatifs dans Mes pointages, Mes récapitulatifs mensuels : l'art. 6.1 du projet de décret royal demande de lui remettre une copie avec son bulletin de paie.
Liens pour l'Inspection et les représentants du personnel
Dans Accès au registre, on crée des liens en lecture seule, sans que personne ait besoin d'être utilisateur de l'application. Il en existe deux types :
| Inspection du travail | Représentants du personnel | |
|---|---|---|
| Expiration | Oui : 30 jours par défaut, entre 1 et 365 | N'expire pas |
| Plage de dates | Obligatoire | Facultative |
| Ce qu'ils voient | Tout le périmètre du lien | Une vue minimisée |
| Non | Obligatoire : reçoit l'avis des désaccords |
Comment créer un lien
- Allez dans Accès au registre et choisissez Nouveau lien.
- Choisissez pour qui il est et donnez-lui un nom qui vous aide à le reconnaître (par exemple le numéro de la demande).
- Indiquez le périmètre : la plage de dates et, si vous le souhaitez, des personnes ou des sites. Sans personnes ni sites, le lien voit tout l'effectif.
- Créez le lien. People vous montre l'adresse et le mot de passe une seule fois : il ne les conserve pas, seulement une empreinte, ils ne peuvent donc plus être consultés. S'ils sont perdus, révoquez le lien et créez-en un autre.
Envoyez l'adresse et le mot de passe par des canaux différents (par exemple l'adresse par e-mail et le mot de passe par téléphone).
Ce que voit la personne qui l'ouvre
La page est publique, n'est pas indexée et est disponible dans les six langues. Elle demande le mot de passe et ouvre une session de lecture de 30 minutes. Elle montre un mois du périmètre du lien — les totaux de chaque personne et le détail d'une seule — et permet de télécharger le registre de la plage choisie dans le périmètre. Les modifications apparaissent avec leur auteur, leurs autorisations et leurs désaccords.
La vue minimisée des représentants du personnel n'inclut pas le numéro d'identification fiscale ni d'autres données de la fiche au-delà du nom, ni les adresses IP, ni le texte ni la clé des mesures de conciliation : elle indique seulement s'il y a une mesure. Les motifs des changements et les désaccords sont visibles.
Révocation, expiration et blocages
- Révoquer coupe l'accès immédiatement, même pour qui l'a ouvert, et ne peut pas être annulé.
- Un lien expiré ou révoqué cesse de fonctionner et ne peut pas être réactivé.
- Le mot de passe a une limite d'essais : au dixième échec consécutif, le lien est bloqué et son créateur est prévenu. Vous pouvez le réactiver depuis la liste. Il existe aussi une limite dans le temps par lien et par adresse IP.
Journal d'accès
Chaque lien laisse un journal d'accès : entrées, tentatives échouées, blocages, consultations et téléchargements, avec la date et l'IP. Vous le voyez avec Voir ses accès ou pour tous les liens à la fois.
Avis des désaccords aux représentants
Quand une personne laisse un désaccord sur son registre, les adresses des liens de représentation actifs sont prévenues par e-mail, avec le nombre de désaccords et l'entreprise concernée, sans données de personnes ni lien : on les consulte avec le lien de la représentation. S'il n'y a aucun lien de représentation actif, les désaccords restent en attente et Accès au registre l'indique ; vous pouvez prévenir à la main avec Signaler maintenant.
Avant de supprimer l'organisation
Le registre du temps de travail doit être conservé quatre ans. Quand l'organisation est supprimée, l'application efface les données, registre compris, et elles ne peuvent plus être récupérées. Donc :
- Téléchargez l'export complet depuis Accès au registre, année par année, avant de demander la suppression.
- Conservez ces fichiers pendant la durée exigée par la loi : à partir de la suppression, leur conservation relève de la responsabilité de l'entreprise.
L'avis de la zone de danger des paramètres de l'organisation renvoie directement à cet écran.
Rôles et permissions
La permission « Donner accès au registre du temps de travail » permet de créer, consulter et révoquer les liens, de voir leur journal d'accès et de faire l'export complet. Elle est détenue par le propriétaire, l'administration et le rôle People.
Le rôle People est celui de la personne qui s'occupe des RH : dans People, il gère tout (comme l'administration, y compris les données sensibles, le financier, les paramètres et l'accès au registre), et dans les autres applications il a la même chose qu'un membre, sans administrer l'organisation. Une personne n'a qu'un seul rôle par organisation : attribuer ce rôle à la personne qui s'occupe des RH ne lui retire rien dans les autres applications.
Au quotidien : chaque personne voit et propose sur ses propres données ; son responsable direct voit et autorise celles de son équipe ; qui a la permission de gérer les pointages voit et autorise tout.