Ce modèle est un point de départ, pas un conseil juridique en droit du travail. Il se fonde sur le projet de décret royal sur l'enregistrement du temps de travail (texte d'audience publique d'octobre 2025), qui, à la date de cette documentation, n'est pas approuvé : à sa publication au BOE, les articles peuvent changer. Le protocole et la convention collective applicable relèvent de la responsabilité de chaque entreprise ; faites-le relire par votre conseil en droit du travail avant de l'approuver.
Comment l'utiliser
Le projet de décret royal demande à chaque entreprise de préciser, au minimum, ces quatre points dans son protocole d'enregistrement du temps de travail :
- La procédure pour effectuer des enregistrements et des modifications.
- Les informations reflétées dans le registre, avec leurs données minimales.
- L'évaluation périodique du système avec les représentants du personnel.
- La formation de l'effectif sur le registre.
Vous trouverez ci-dessous un texte pour chaque point. Les blancs entre
crochets et en majuscules, comme [CONVENTION APPLICABLE], sont ce qui est
propre à chaque entreprise : remplacez-les ou supprimez-les. Ce qui n'est pas
entre crochets décrit comment on procède avec People et renvoie à la
documentation ; vérifiez que cela correspond à votre pratique. Copiez à partir
du titre « Protocole » jusqu'à la fin de la page.
Protocole d'enregistrement du temps de travail de [NOM DE L'ENTREPRISE]
Date d'approbation : [DATE] · Version : [N°] · Approuvé par : [FONCTION OU ORGANE] · Consulté avec les représentants du personnel : [DATE / SANS OBJET]
0. Objet et champ d'application
Ce protocole régit la façon dont [NOM DE L'ENTREPRISE] enregistre le temps de travail de son effectif. Il s'applique à [TOUT LE PERSONNEL / LES SITES OU GROUPES INDIQUÉS]. La convention collective applicable est [CONVENTION APPLICABLE] et elle [RÈGLE / NE RÈGLE PAS] la répartition irrégulière de la durée du travail.
Le registre est tenu dans l'application People. Il est conservé pendant quatre ans et est à la disposition du personnel, de ses représentants et de l'Inspection du travail et de la sécurité sociale.
1. Procédure pour effectuer des enregistrements et des modifications
1.1. Qui enregistre. Chaque personne enregistre son propre temps de travail, chaque jour, depuis [L'APPLICATION WEB / LE CONNECTEUR MCP, SI L'ENTREPRISE LE PERMET]. L'enregistrement conserve la personne qui l'effectue, la date et l'heure et le canal utilisé.
1.2. Ce qui est enregistré. Sont enregistrés le début et la fin de la journée, de chaque pause non comptabilisée, des temps d'attente et d'astreinte non comptabilisés et des interruptions du droit à la déconnexion, en indiquant si le travail se fait sur site ou à distance. Plus d'informations dans Registre du temps de travail.
1.3. Type d'horaire. Le temps de travail est organisé avec [HORAIRE FIXE / HORAIRE FLEXIBLE / LES DEUX, SELON LE POSTE]. Avec un horaire fixe, les heures ordinaires se mesurent par jour ; avec un horaire flexible, par mois, par rapport aux heures hebdomadaires du contrat.
1.4. Décompte et classement des heures. Les heures au-delà de la journée sont classées comme supplémentaires (temps plein) ou complémentaires (temps partiel). Les heures supplémentaires sont [COMPENSÉES PAR DU REPOS / PAYÉES / AU CHOIX CAS PAR CAS] dans un délai de [DÉLAI]. Le maximum d'heures ordinaires par jour est de [N] heures, conformément à [CONVENTION APPLICABLE].
1.5. Modifications. Aucun enregistrement n'est modifié sans l'autorisation de l'entreprise et de la personne concernée. Toute correction — ajout d'une plage non pointée, changement d'heure, annulation ou classement des heures — se fait par une proposition motivée, que l'autre partie accepte ou refuse. Du côté de l'entreprise, autorise [LE RESPONSABLE DIRECT / LA PERSONNE RH INDIQUÉE : NOM OU FONCTION]. Si la personne refuse une proposition de l'entreprise, son désaccord est consigné et conservé avec l'enregistrement.
1.6. Délai de correction. Chaque mois peut être corrigé par la personne jusqu'au jour [N] du mois suivant. Passé ce délai, seule l'entreprise peut proposer des changements, qui sont marqués comme postérieurs à la clôture et doivent être acceptés par la personne.
1.7. Oublis et journées incomplètes. Si une sortie est oubliée, le système n'en invente pas : la journée reste incomplète et la personne est invitée à proposer l'heure réelle.
1.8. Incidents techniques. Si le système ne fonctionne pas, le temps de travail est noté par [MOYEN ALTERNATIF : FEUILLE, E-MAIL…] et [PERSONNE RESPONSABLE] l'intègre ensuite comme incident technique, avec sa justification. La personne peut donner son accord ou laisser son désaccord.
1.9. Historique. Toutes les modifications restent dans l'historique du registre, avec leur auteur, leurs autorisations et leur date. Rien n'est supprimé ni écrasé.
2. Informations reflétées et données minimales
Le registre de chaque personne contient, au minimum :
- L'identification de la personne et de celle qui effectue chaque enregistrement.
- Son régime de travail (temps plein ou partiel, avec le pourcentage) et son horaire.
- Le début et la fin de chaque journée, à l'heure et à la minute.
- Le début et la fin de chaque pause, attente, astreinte et interruption de la déconnexion.
- La modalité de travail, sur site ou à distance.
- La nature des heures : ordinaires, supplémentaires ou complémentaires, avec leur compensation et si elles relèvent de la force majeure.
- Les heures effectuées au titre de la conciliation, de la flexibilité ou de la répartition irrégulière, avec la mesure dont elles découlent.
- Les totaux journaliers et mensuels.
- Toutes les modifications, avec leur auteur et leurs autorisations.
Les mesures de conciliation et de flexibilité de [NOM DE L'ENTREPRISE] sont : [MESURES DE L'ENTREPRISE]. Les données relatives aux mesures de conciliation sont traitées avec un soin particulier et ne sont montrées aux représentants du personnel que comme indication de leur existence.
Accès et copie. [NOM DE L'ENTREPRISE] remet à chaque personne, avec son bulletin de paie, le récapitulatif de la période, et la personne peut télécharger son registre quand elle le souhaite. Les représentants du personnel accèdent à une vue minimisée, sans données personnelles de la fiche, avec le lien que leur fournit [PERSONNE RESPONSABLE]. L'Inspection du travail accède par un lien temporaire en lecture seule. Plus d'informations dans Accès au registre et copie et dans Colonnes de l'export.
Traitement des données. Les données du registre sont traitées sur la base juridique de l'obligation légale de [NOM DE L'ENTREPRISE]. Délégué à la protection des données ou contact : [CONTACT].
3. Évaluation périodique avec les représentants
[NOM DE L'ENTREPRISE] évaluera le fonctionnement du registre avec les représentants du personnel [TOUS LES N MOIS / UNE FOIS PAR AN], lors d'une réunion convoquée par [PERSONNE OU ORGANE]. Seront examinés :
- Les désaccords enregistrés et la façon dont ils ont été résolus.
- Les incidents techniques de la période.
- Les avertissements de l'application (journées avec plus d'heures ordinaires que le maximum quotidien, repos de moins de douze heures) et les mesures adoptées.
- Les journées incomplètes en attente et les propositions non résolues.
- Le bilan des heures supplémentaires et complémentaires et des décomptes mensuels de l'horaire flexible.
- Les améliorations proposées par les représentants.
Un procès-verbal sera dressé de chaque réunion. [AUTRES CRITÈRES D'ÉVALUATION DE L'ENTREPRISE.]
Les représentants reçoivent un avis par e-mail lorsqu'une personne laisse un désaccord sur son registre et peuvent consulter le registre quand ils en ont besoin avec leur lien d'accès.
4. Formation de l'effectif
[NOM DE L'ENTREPRISE] informera et formera son effectif sur l'enregistrement du temps de travail :
- Tout le personnel, à l'arrivée et à chaque modification du protocole, sur la façon de pointer, les situations enregistrées, la façon de proposer une correction, de laisser un désaccord et de télécharger sa copie, sous la forme de [FORMAT : SÉANCE, GUIDE, VIDÉO…] de [DURÉE].
- Les responsables d'équipe et les RH, sur la façon d'autoriser des propositions, le délai de correction, la clôture du mois, le décompte de l'horaire flexible et les avertissements du Statut.
- Qui donne accès au registre, sur la façon de créer et de révoquer des liens pour l'Inspection et les représentants, et sur l'export préalable à la suppression de l'organisation.
La formation sera dispensée par [RESPONSABLE DE LA FORMATION] et consignée [LIEU D'ENREGISTREMENT]. Ce protocole est disponible pour tout le personnel à [LIEU DE CONSULTATION].
5. Révision
Le protocole sera révisé [TOUS LES N MOIS / LORSQUE LA RÉGLEMENTATION OU LA CONVENTION CHANGE], et dans tous les cas à la publication de la réglementation définitive et de l'arrêté ministériel fixant les exigences techniques du système.
Signé : [NOM ET FONCTION] · [DATE]