Registre du temps de travail

Le registre du temps de travail de People note quand commence et quand termine chaque situation de travail d'une personne, avec les données que demande le projet de décret royal sur l'enregistrement du temps de travail, et conserve tous les changements apportés ensuite. Rien n'est modifié sans l'accord de l'entreprise et de la personne concernée, et rien n'est supprimé pendant quatre ans.

Pointer

Chaque personne pointe depuis Mes pointages (et depuis le widget de pointage du tableau de bord). Il faut avoir un contrat en vigueur avec pointage ; sinon, le widget vous l'indique.

• Entrer ouvre votre journée et sortir la clôture. Le grand chiffre est le travail effectif : le compteur s'arrête pendant une pause.
• La première fois, on vous demande de choisir la modalité (sur site ou à distance). Ensuite, la dernière utilisée reste sélectionnée, de sorte que pointer l'entrée reste un clic ; vous pouvez la changer en pointant.
• On ne peut pas pointer à une date future ni un jour d'absence.
• Quand la journée est ouverte, Pause s'enregistre d'un clic. « Autres situations » regroupe le reste.

Les situations enregistrées

Les règles qui gardent le registre cohérent :

• Vous ne pouvez avoir qu'une seule journée ouverte par jour, et vous ne pouvez pas entrer avec une interruption de la déconnexion ouverte.
• Une pause, une attente ou une astreinte ne s'enregistrent que dans une journée ouverte, et une à la fois. Si vous sortez avec l'une d'elles ouverte, elle se clôture au même instant : c'est vous qui la quittez en sortant.
• Une interruption de la déconnexion se place en dehors de la journée et peut aussi s'enregistrer un jour non travaillé, de congé ou d'absence. Elle peut franchir minuit.
• Les interruptions de la déconnexion s'ajoutent au travail effectif et restent visibles à part, pour qu'il reste une trace qu'il y en a eu une.

Horaire fixe et horaire flexible

Le registre compare votre travail à votre horaire (dans Horaires et Mon horaire) et à votre contrat, qui contient vos heures hebdomadaires, votre régime (temps plein ou temps partiel) et, à temps partiel, le pourcentage. Si votre contrat est antérieur à ce registre, la personne qui gère People peut compléter ces données en le modifiant.

Horaire fixe

Il comporte des plages et des heures chaque jour. Les heures ordinaires se mesurent par jour : les plages de la journée, dans l'ordre, consomment la durée de votre horaire, et ce qui la dépasse est proposé comme heures supplémentaires.

Horaire flexible

Il n'a ni plages ni heures obligatoires : il indique seulement quels jours sont ouvrés (pour les congés, les jours fériés et la disponibilité). Les heures ordinaires se mesurent par mois :

• L'objectif du mois correspond à vos heures hebdomadaires divisées par les jours ouvrés de la semaine et multipliées par les jours ouvrés du mois, hors jours fériés, congés et absences.
• Pendant le mois, aucune heure supplémentaire n'est proposée : les plages apparaissent comme « En attente du décompte mensuel », et vous voyez ce que vous avez fait par rapport à l'objectif dans Mon horaire, Mes pointages et Pointages. Travailler 4 heures un jour et 12 un autre n'est pas des heures supplémentaires si le mois est équilibré.
• À la clôture du mois, ce qui dépasse l'objectif est proposé comme heures supplémentaires sur les dernières plages du mois (comme heures complémentaires à temps partiel), et vous pouvez l'accepter ou laisser votre désaccord. Le déficit ne propose rien : il est affiché, et ce qu'on en fait relève de l'entreprise.
• Si le contrat n'indique pas les heures hebdomadaires, l'horaire est créé quand même, mais sans objectif (« Sans objectif ») : aucun solde n'est calculé et rien n'est proposé.

Mesures de conciliation dans l'horaire

Si un horaire répond à une mesure de conciliation, de flexibilité ou de répartition irrégulière, il porte la mesure (et, si vous le souhaitez, un détail). Chaque journée pointée copie la mesure de l'horaire en vigueur à ce moment-là, de sorte que le registre ne change pas si l'horaire est modifié ensuite. L'horaire flexible porte automatiquement « Flexibilité horaire convenue ».

Les mesures disponibles sont : adaptation de la durée du travail (art. 34.8 ET), répartition irrégulière de la durée du travail (art. 34.2 ET), flexibilité horaire convenue, soin du nourrisson (art. 37.4), naissance prématurée ou hospitalisation du nouveau-né (art. 37.5), réduction pour garde légale ou soin d'un proche (art. 37.6), réduction pour soin d'un mineur atteint d'une maladie grave (art. 37.6), victimes de violences de genre ou sexuelles ou du terrorisme (art. 37.8) et « Autre mesure », qui doit être décrite. Dans le détail, n'écrivez que ce qui est nécessaire pour identifier la mesure, sans données sur d'autres personnes. Ce qui n'est pas du temps travaillé mais des congés ou absences va dans Absences.

Si une plage a reçu la mauvaise mesure, on la corrige avec Corriger la mesure, qui est une proposition de changement comme celles ci-dessous. Et un horaire dont la validité touche un mois déjà clôturé ne peut pas être modifié : on en ouvre un autre depuis un mois ouvert.

Classement des heures

Chaque plage de travail peut avoir l'une de ces natures :

• Ordinaires : celles de votre journée.
• Supplémentaires : celles qui dépassent la journée dans un contrat à temps plein. On indique si elles sont compensées par du repos ou rémunérées, et si elles sont dues à un cas de force majeure.
• Complémentaires : celles qui dépassent la journée dans un contrat à temps partiel.

Le système propose la nature en comparant avec votre horaire et votre contrat, et vous la montre, mais ne l'enregistre pas. Ce qui reste dans le registre est ce qui est fixé depuis Classer les heures (dans Mes pointages et Pointages), qui est aussi une proposition entre deux parties. Une plage n'a qu'une seule nature : si elle franchit la fin de la journée, la nature majoritaire est proposée et on indique combien de minutes dépassent.

Modifier un pointage : propositions entre deux parties

Personne ne modifie un pointage de son propre chef. Tout changement est une proposition que l'autre partie accepte ou refuse, et il ne s'applique que lorsque les deux ont donné leur accord. Les deux parties sont :

• La personne, uniquement elle-même.
• L'entreprise : son responsable direct ou toute personne autorisée à gérer les pointages. L'une des deux autorisations de l'entreprise suffit, et personne ne décide d'une proposition qu'il a faite lui-même.

On peut proposer un ajout de plage non pointée, la sortie d'une journée incomplète, un changement d'heure, l'annulation d'une plage (elle n'est pas supprimée : elle cesse de compter) et un reclassement. Le motif est toujours obligatoire. Tant qu'une proposition est en attente sur une plage, on ne peut pas en faire une autre, et son auteur peut la retirer. Pointer n'est jamais bloqué.

L'interface n'exerce aucune pression : accepter et refuser sont au même niveau, et les avis ne contiennent pas d'avertissements.

Sans accord : le désaccord

Si la personne refuse une proposition de l'entreprise, elle laisse son désaccord par écrit, qui reste attaché au registre. L'entreprise peut alors refléter le changement sans accord : il est appliqué, la proposition reste marquée comme refusée et le désaccord de la personne est conservé à côté de l'enregistrement. Tout désaccord est signalé aux représentants du personnel (s'ils disposent d'un lien d'accès avec une adresse e-mail ; voir Accès au registre et copie).

Incident technique

Quand le système ne fonctionnait pas et que la journée a été notée autrement, l'entreprise peut enregistrer un incident technique : c'est la seule voie appliquée sans acceptation préalable. Elle exige une justification (de 10 à 1000 caractères), est marquée comme telle dans le registre, et la personne donne ensuite son accord ou son désaccord, qui n'annule pas l'enregistrement.

Journées incomplètes

People n'invente jamais une sortie. Si vous laissez une entrée sans sortie, à la fin de la journée elle devient une journée incomplète (« Sans sortie ») : vous et votre responsable êtes prévenus, et dans Mes pointages apparaît « Journées sans sortie » pour que vous proposiez l'heure à laquelle vous avez terminé, avec le même circuit à deux parties. Les clôtures automatiques d'avant sont conservées telles quelles et affichées avec un marquage.

Clôture du mois et marge

Chaque mois reste ouvert pour la personne jusqu'au jour N du mois suivant (la marge). Tant que le mois est ouvert, l'une ou l'autre partie peut proposer des changements. Une fois clôturé :

• La personne ne propose plus sur ce mois.
• L'entreprise peut proposer, mais le changement est marqué « Après clôture » et la personne doit toujours l'accepter.
• Modifier la marge ne rouvre pas les mois déjà clôturés.

À la clôture, People génère aussi le récapitulatif mensuel pour la paie et, pour les horaires flexibles, les propositions d'heures supplémentaires du décompte mensuel.

Avertissements du Statut

People avertit, il ne bloque pas. Vous verrez un avertissement sur la journée (la personne, et l'entreprise dans Pointages) et dans l'export lorsque :

• Il y a plus d'heures ordinaires dans une journée que le maximum quotidien des paramètres (9 par défaut, ce que prévoit le Statut sauf si votre convention en fixe un autre).
• Il y a moins de 12 heures de repos entre la fin d'une journée et le début de la suivante.

Compenser des heures dans le mois est une répartition irrégulière de la durée du travail : que la convention ou un accord la couvre relève de la responsabilité de l'entreprise.

Historique

Chaque plage a son historique : tout changement appliqué est une nouvelle ligne indiquant qui l'a fait, quand, par quel canal (web, connecteur MCP, assistant, système, incident technique), le motif, ce qu'il y avait avant et ce qu'il y a maintenant, s'il était postérieur à la clôture et, le cas échéant, le désaccord. Rien n'est écrasé ni supprimé. La personne voit l'historique de ses propres données dans Mes pointages.

Conservation

Le registre est conservé quatre ans. C'est pourquoi on ne peut pas supprimer la fiche d'une personne ayant des pointages de moins de quatre ans : on la désactive, et si le droit à l'effacement est exercé, la fiche est anonymisée et le registre est conservé. Passé quatre ans, le registre est purgé et la trace en est gardée dans l'audit. Avant de supprimer l'organisation, téléchargez le registre (voir Accès au registre et copie).

Paramètres du registre

Dans Paramètres, la section « Registre du temps de travail » propose trois options (modifiables par qui administre People) :

Le fuseau horaire de l'entreprise (également dans Paramètres) détermine à quel jour appartient chaque pointage et quand chaque mois se clôture.

Depuis un assistant

Avec un connecteur MCP, vous pouvez pointer, enregistrer des pauses et d'autres situations, proposer des changements, les accepter, les refuser ou les retirer, et consulter le registre, toujours avec vos propres permissions. L'assistant intégré ne fait que lire. Refléter un changement sans accord et enregistrer un incident technique ne se font que depuis l'application.