O People ajuda-te a manter o registo de tempo de trabalho, mas o protocolo e a convenção coletiva aplicável são da responsabilidade de cada empresa; não é aconselhamento jurídico laboral.
O registo pode sair do People de várias formas. Todas usam o mesmo gerador, pelo que o conteúdo e as colunas são os mesmos; muda a quem se mostra e quanto. Os formatos são CSV, Excel (XLSX) e PDF. As colunas de CSV e Excel estão em Colunas da exportação.
Transferir o meu registo
Cada pessoa pode transferir a sua própria cópia em qualquer momento, tenha a permissão que tiver: em Os meus registos de ponto, Transferir o meu registo. Escolhe o intervalo de datas (no máximo um ano por transferência) e o formato. A cópia leva os teus registos de todas as situações, todas as suas alterações (alterações, propostas com as suas autorizações e discrepâncias) e os totais diários e mensais.
Exportação completa da empresa
Quem tem a permissão de dar acesso ao registo (ver «Funções e permissões», mais abaixo) encontra-a em Acesso ao registo, em «Exportação completa do registo»: o registo de toda a equipa de um ano, com todas as suas alterações e totais. Escolhe o ano e o formato. Cada transferência fica registada na auditoria.
Resumo mensal para o processamento salarial
Ao fechar cada mês, o People gera um PDF por pessoa com o resumo do período (totais diários e mensais, cômputo mensal do horário flexível e avisos), no idioma da sua conta, para entregar com o recibo de vencimento. Gera-se uma só vez: o que se alterar depois do fecho consta do registo, mas não reescreve um documento que pode já ter ido com um recibo. O Finance recolhe-o do People para o anexar ao processamento dessa pessoa. Cada pessoa recebe uma notificação quando o seu é gerado (que pode desativar nas preferências) e pode descarregar todos os seus resumos em Os meus registos, Os meus resumos mensais: o art. 6.1 do projeto de decreto real pede que lhe seja entregue uma cópia junto com o recibo de vencimento.
Links para a Inspeção e para os representantes dos trabalhadores
Em Acesso ao registo criam-se links só de leitura, sem que ninguém tenha de ser utilizador da aplicação. Há dois tipos:
| Inspeção do Trabalho | Representantes dos trabalhadores | |
|---|---|---|
| Caducidade | Sim: 30 dias por defeito, entre 1 e 365 | Não caduca |
| Intervalo de datas | Obrigatório | Opcional |
| O que veem | Todo o âmbito do link | Uma vista minimizada |
| Não | Obrigatório: recebe o aviso das discrepâncias |
Como se cria um link
- Entra em Acesso ao registo e escolhe Novo link.
- Escolhe para quem é e dá-lhe um nome que te sirva para o reconhecer (por exemplo, o número da notificação).
- Indica o âmbito: o intervalo de datas e, se quiseres, pessoas ou sedes. Sem pessoas nem sedes, o link vê toda a equipa.
- Cria o link. O People mostra-te o endereço e a palavra-passe uma só vez: não os guarda, só uma impressão, pelo que não se podem voltar a ver. Se se perderem, revoga-se o link e cria-se outro.
Envia o endereço e a palavra-passe por canais diferentes (por exemplo, o endereço por e-mail e a palavra-passe por telefone).
O que vê quem o abre
A página é pública, não é indexada e está disponível nos seis idiomas. Pede a palavra-passe e abre uma sessão de leitura de 30 minutos. Mostra um mês do âmbito do link — os totais de cada pessoa e o detalhe de uma — e permite transferir o registo do intervalo que se escolha dentro do âmbito. As alterações aparecem com a sua autoria, as suas autorizações e as suas discrepâncias.
A vista minimizada dos representantes dos trabalhadores não inclui o NIF nem outros dados da ficha além do nome, nem os endereços IP, nem o texto nem a chave das medidas de conciliação: só indica se há uma medida. Os motivos das alterações e as discrepâncias veem-se.
Revogar, caducar e bloqueios
- Revogar corta o acesso no ato, também a quem o tenha aberto, e não se pode desfazer.
- Um link caducado ou revogado deixa de funcionar e não se pode reativar.
- A palavra-passe tem limite de tentativas: à décima falha seguida, o link fica bloqueado e avisa-se quem o criou. Podes reativá-lo a partir da lista. Além disso, há um limite temporal por link e por endereço IP.
Registo de acessos
Cada link deixa um registo de acessos: as entradas, as tentativas falhadas, os bloqueios, as consultas e as transferências, com data e IP. Consultas isso em Ver os acessos ou para todos os links de uma vez.
Aviso das discrepâncias aos representantes
Quando uma pessoa deixa uma discrepância sobre o seu registo, avisam-se por e-mail os endereços dos links de representação ativos, com quantas discrepâncias há e de que empresa, sem dados de pessoas nem link: consultam-se com o link da representação. Se não houver nenhum link de representação ativo, as discrepâncias ficam pendentes e Acesso ao registo di-lo; podes avisar à mão com Comunicar agora.
Antes de dar baixa da organização
O registo de tempo de trabalho deve conservar-se quatro anos. Quando se dá baixa da organização, a aplicação apaga os dados, também o registo, e depois já não se podem recuperar. Por isso:
- Transfere a exportação completa em Acesso ao registo, ano a ano, antes de pedires a baixa.
- Guarda esses ficheiros durante o prazo que a lei exigir: a partir da baixa, conservá-los passa a ser responsabilidade da empresa.
O aviso da zona de perigo das definições da organização leva diretamente a este ecrã.
Funções e permissões
A permissão «Dar acesso ao registo de ponto» permite criar, ver e revogar os links, ver o seu registo de acessos e fazer a exportação completa. Têm-na o proprietário, a administração e a função People.
A função People é a de quem trata de RH: dentro do People gere tudo (como a administração, incluindo os dados sensíveis, o financeiro, as definições e o acesso ao registo), e nas restantes aplicações tem o mesmo que um membro, sem administrar a organização. Uma pessoa tem uma só função por organização: atribuir esta função a quem trata de RH não lhe tira nada nas outras aplicações.
No dia a dia: cada pessoa vê e propõe sobre o que é seu; o seu responsável direto vê e autoriza o da sua equipa; quem tem a permissão de gerir registos de ponto vê e autoriza tudo.