Registo de tempo de trabalho

O registo de tempo de trabalho do People anota quando começa e termina cada situação de trabalho de uma pessoa, com os dados que pede o projeto de Real Decreto sobre registo de jornada, e guarda todas as alterações feitas depois. Nada se modifica sem que a empresa e a pessoa afetada o aceitem, e nada se apaga durante quatro anos.

Registar o ponto

Cada pessoa regista o ponto em Os meus registos de ponto (e no widget de ponto do painel). É preciso ter um contrato em vigor com registo de ponto; se não o tiveres, o widget di-lo.

• Entrar abre a tua jornada e sair fecha-a. O número grande é o trabalho efetivo: o relógio pára enquanto estás numa pausa.
• Na primeira vez pede-te que escolhas a modalidade (presencial ou à distância). Depois fica selecionada a última que usaste, de modo que entrar continua a ser um clique; podes mudá-la ao registar.
• Não se pode registar o ponto numa data futura nem num dia de ausência.
• Com a jornada aberta, Pausa regista-se com um clique. «Outras situações» reúne o resto.

As situações que se registam

As regras, para que o registo seja coerente:

• Só podes ter uma jornada aberta por dia e não podes entrar com uma interrupção da desconexão aberta.
• Uma pausa, uma espera ou um tempo à disposição só se registam dentro de uma jornada aberta e de uma em uma. Se saíres com uma aberta, fecha-se no mesmo instante: és tu quem a deixa ao sair.
• Uma interrupção da desconexão vai fora da jornada e pode registar-se também em dias não úteis, de férias ou de ausência. Pode atravessar a meia-noite.
• As interrupções da desconexão somam ao trabalho efetivo e continuam a ver-se à parte, para que fique registo de que houve uma.

Horário fixo e horário flexível

O registo compara o teu trabalho com o teu horário (em Horários e O meu horário) e com o teu contrato, onde constam as horas semanais, o regime (tempo completo ou parcial) e, se for parcial, a percentagem. Se o teu contrato for anterior a este registo, quem gere o People pode completar esses dados editando-o.

Horário fixo

Tem faixas e horas cada dia. As horas normais medem-se por dia: os troços do dia, por ordem, gastam a jornada do teu horário e o que a ultrapassa propõe-se como extraordinário.

Horário flexível

Não tem faixas nem horas obrigatórias: só diz quais são os dias úteis (para as férias, os feriados e a disponibilidade). As horas normais medem-se por mês:

• O objetivo do mês são as tuas horas semanais divididas pelos dias úteis da semana e multiplicadas pelos dias úteis do mês, sem contar feriados, férias nem ausências.
• Durante o mês não se propõe nenhuma hora extra: os troços aparecem como «Pendente do cômputo mensal» e vês o que levas face ao objetivo em O meu horário, Os meus registos de ponto e Registos de ponto. Trabalhar 4 horas num dia e 12 noutro não é extra se o mês fechar certo.
• Ao fechar o mês, o que exceder o objetivo propõe-se como horas extraordinárias sobre os últimos troços do mês (como complementares, em tempo parcial), e podes aceitá-las ou deixar a tua discrepância. O défice não propõe nada: mostra-se, e o que fazer com ele decide a empresa.
• Se o contrato não indicar as horas semanais, o horário cria-se na mesma, mas não há objetivo («Sem objetivo»): não se calcula o saldo nem se propõe nada.

Medidas de conciliação no horário

Se um horário responder a uma medida de conciliação, flexibilidade ou distribuição irregular, o horário leva a medida (e, se quiseres, um detalhe). Cada jornada registada copia a medida do horário em vigor nesse momento, pelo que o registo não muda se depois se editar o horário. O horário flexível leva «Flexibilidade horária acordada» automaticamente.

As medidas disponíveis são: adaptação da jornada (art. 34.8 ET), distribuição irregular da jornada (art. 34.2 ET), flexibilidade horária acordada, cuidado do lactente (art. 37.4), nascimento prematuro ou hospitalização do recém-nascido (art. 37.5), redução por guarda legal ou cuidado de familiar (art. 37.6), redução por cuidado de menor com doença grave (art. 37.6), vítimas de violência de género, sexual ou terrorismo (art. 37.8) e «Outra medida», que exige descrevê-la. No detalhe escreve só o necessário para identificar a medida, sem dados de outras pessoas. O que não são horas trabalhadas mas licenças ou ausências vai por Ausências.

Se um troço ficou com a medida errada, corrige-se com Corrigir medida, que é uma proposta de alteração como as de baixo. E um horário cuja vigência toca um mês já fechado não se pode editar: abre-se outro a partir de um mês aberto.

Classificação das horas

Cada troço de trabalho pode ser de uma destas naturezas:

• Normais: as da tua jornada.
• Extraordinárias: as que ultrapassam a jornada num contrato a tempo completo. Indica-se se são compensadas com descanso ou retribuídas, e se são por força maior.
• Complementares: as que ultrapassam a jornada num contrato a tempo parcial.

O sistema propõe a natureza comparando com o teu horário e o teu contrato, e mostra-ta, mas não a guarda. O que fica no registo é o que se fixa em Classificar horas (em Os meus registos de ponto e Registos de ponto), que também é uma proposta de duas partes. Um troço é de uma só natureza: se atravessar o fim da jornada, propõe-se a maioritária e diz-se quantos minutos passam.

Alterar um registo: propostas de duas partes

Ninguém altera um registo por conta própria. Toda a alteração é uma proposta que a outra parte aceita ou rejeita, e só se aplica quando as duas deram a sua conformidade. As duas partes são:

• A pessoa, apenas ela própria.
• A empresa: o seu responsável direto ou qualquer pessoa com permissão para gerir registos de ponto. Basta uma das duas autorizações da empresa, e ninguém decide uma proposta que ele próprio fez.

Pode propor-se um registo de um troço que não se registou, a saída de um dia incompleto, uma mudança de hora, a anulação de um troço (não se apaga: deixa de contar) e uma reclassificação. O motivo é sempre obrigatório. Enquanto houver uma proposta pendente sobre um troço, não se pode fazer outra sobre ele, e quem a fez pode retirá-la. Registar o ponto nunca se bloqueia.

A interface não pressiona: aceitar e rejeitar estão ao mesmo nível, e os avisos não levam advertências.

Se não houver acordo: a discrepância

Se a pessoa rejeitar uma proposta da empresa, deixa a sua discrepância por escrito e fica ligada ao registo. A empresa pode então refletir a alteração sem acordo: aplica-se, a proposta continua marcada como rejeitada e a discrepância da pessoa fica guardada junto do registo. Toda a discrepância é comunicada aos representantes dos trabalhadores (se tiverem um link de acesso com e-mail; ver Acesso e cópia do registo).

Incidente técnico

Quando o sistema não funcionava e a jornada se anotou por outro meio, a empresa pode registar um incidente técnico: é a única via que se aplica sem aceitação prévia. Exige uma justificação (de 10 a 1000 caracteres), fica marcada como tal no registo e a pessoa dá depois a sua conformidade ou a sua discrepância, que não desfaz o registo.

Dias incompletos

O People nunca inventa uma saída. Se deixares uma entrada sem saída, ao terminar o dia fica como dia incompleto («Sem saída»): avisa-se a ti e ao teu responsável, e em Os meus registos de ponto aparece «Dias sem saída» para que proponhas a hora a que terminaste, com o mesmo fluxo de duas partes. Os fechos automáticos que existiam antes mantêm-se tal como estavam e mostram-se marcados.

Fecho do mês e margem

Cada mês fica aberto para a pessoa até ao dia N do mês seguinte (a margem). Com o mês aberto, qualquer das duas partes pode propor alterações. Depois de fechado:

• A pessoa já não propõe sobre esse mês.
• A empresa pode propor, mas a alteração fica marcada como «Posterior ao fecho» e a pessoa continua a ter de a aceitar.
• Alterar a margem não reabre meses já fechados.

Ao fechar, o People gera ainda o resumo mensal para o processamento salarial e, para quem tem horário flexível, as propostas de horas extraordinárias do cômputo mensal.

Avisos do Estatuto

O People avisa, não bloqueia. Verás um aviso no dia (a pessoa, e a empresa em Registos de ponto) e na exportação quando:

• Há mais horas normais num dia do que o máximo diário das definições (9 por defeito, o que diz o Estatuto dos Trabalhadores espanhol, salvo se a tua convenção fixar outro).
• Há menos de 12 horas de descanso entre o fim de uma jornada e o início da seguinte.

Compensar horas dentro do mês é distribuição irregular da jornada: que a convenção ou um pacto a cubram é responsabilidade da empresa.

Histórico

Cada troço tem o seu histórico: toda a alteração aplicada é uma linha nova com quem a fez, quando, por que canal (web, conector MCP, assistente, sistema, incidente técnico), o motivo, o que havia antes e o que há agora, se foi posterior ao fecho e, se a houve, a discrepância. Nada se sobrescreve nem se apaga. A pessoa vê o histórico do que é seu em Os meus registos de ponto.

Conservação

O registo conserva-se quatro anos. Por isso não se pode apagar a ficha de uma pessoa com registos de menos de quatro anos: dá-se baixa, e se for exercido o direito ao apagamento, a ficha é anonimizada e o registo conserva-se. Passados quatro anos, o registo é purgado e fica constância na auditoria. Antes de dares baixa da organização, transfere o registo (ver Acesso e cópia do registo).

Definições do registo

Em Definições, a secção «Registo de tempo de trabalho» tem três opções (alteradas por quem administra o People):

O fuso horário da empresa (também em Definições) marca a que dia pertence cada registo e quando se fecha cada mês.

A partir de um assistente

Com um conector MCP podes registar o ponto, registar pausas e outras situações, propor alterações, aceitá-las, rejeitá-las ou retirá-las, e consultar o registo, sempre com as tuas próprias permissões. O assistente integrado só lê. Refletir uma alteração sem acordo e registar um incidente técnico só se fazem a partir da aplicação.