People hilft dir, die Arbeitszeiterfassung zu führen, aber das Protokoll und der anwendbare Tarifvertrag liegen in der Verantwortung jedes Unternehmens; dies ist keine arbeitsrechtliche Beratung.
Die Erfassung kann auf mehreren Wegen aus People herausgenommen werden. Alle nutzen denselben Generator, Inhalt und Spalten sind also gleich; es ändert sich, wem sie gezeigt wird und wie viel. Die Formate sind CSV, Excel (XLSX) und PDF. Die Spalten von CSV und Excel stehen unter Spalten des Exports.
Meine Erfassung herunterladen
Jede Person kann jederzeit ihre eigene Kopie herunterladen, welche Berechtigung sie auch hat: unter Meine Zeiterfassung, Meine Erfassung herunterladen. Wähle den Datumsbereich (höchstens ein Jahr pro Download) und das Format. Die Kopie enthält deine Buchungen aller Situationen, alle ihre Änderungen (Änderungen, Vorschläge mit ihren Freigaben und Widersprüchen) und die Tages- und Monatssummen.
Der vollständige Export des Unternehmens
Wer die Berechtigung hat, Zugang zur Erfassung zu geben (siehe „Rollen und Berechtigungen“ weiter unten), findet ihn unter Zugang zur Erfassung, bei „Vollständiger Export der Erfassung“: die Erfassung der gesamten Belegschaft für ein Jahr, mit allen Änderungen und Summen. Wähle das Jahr und das Format. Jeder Download wird im Audit festgehalten.
Monatsübersicht für die Lohnabrechnung
Beim Abschluss jedes Monats erzeugt People ein PDF pro Person mit der Übersicht des Zeitraums (Tages- und Monatssummen, Monatsabrechnung des flexiblen Arbeitsplans und Hinweise), in der Sprache ihres Kontos, zur Übergabe mit der Gehaltsabrechnung. Es wird nur einmal erzeugt: Was sich nach dem Abschluss ändert, steht in der Erfassung, schreibt aber kein Dokument um, das schon mit einer Abrechnung hinausgegangen sein kann. Finance holt es von People, um es der Abrechnung dieser Person beizufügen. Jede Person erhält eine Benachrichtigung, wenn ihre Übersicht erstellt wird (in den Einstellungen abschaltbar), und kann alle ihre Übersichten unter Meine Zeiterfassung, Meine Monatsübersichten herunterladen: Art. 6.1 des Entwurfs der königlichen Verordnung verlangt, ihr eine Kopie zusammen mit ihrer Gehaltsabrechnung auszuhändigen.
Links für die Arbeitsinspektion und die Arbeitnehmervertretung
Unter Zugang zur Erfassung legst du schreibgeschützte Links an, ohne dass jemand Nutzer der Anwendung sein muss. Es gibt zwei Arten:
| Arbeitsinspektion | Arbeitnehmervertretung | |
|---|---|---|
| Ablauf | Ja: standardmäßig 30 Tage, zwischen 1 und 365 | Läuft nicht ab |
| Datumsbereich | Pflicht | Optional |
| Was sie sehen | Den gesamten Umfang des Links | Eine minimierte Ansicht |
| Nein | Pflicht: erhält die Benachrichtigung über Widersprüche |
So legst du einen Link an
- Gehe zu Zugang zur Erfassung und wähle Neuer Link.
- Wähle, für wen er ist, und gib ihm einen Namen, an dem du ihn erkennst (zum Beispiel die Nummer der Anforderung).
- Lege den Umfang fest: den Datumsbereich und, wenn du möchtest, Personen oder Standorte. Ohne Personen oder Standorte sieht der Link die gesamte Belegschaft.
- Lege den Link an. People zeigt dir die Adresse und das Passwort nur einmal: Es speichert sie nicht, nur einen Fingerabdruck, sie lassen sich also nicht erneut anzeigen. Gehen sie verloren, widerrufst du den Link und legst einen neuen an.
Schicke Adresse und Passwort über verschiedene Kanäle (zum Beispiel die Adresse per E-Mail und das Passwort per Telefon).
Was sieht, wer ihn öffnet
Die Seite ist öffentlich, wird nicht indexiert und ist in allen sechs Sprachen verfügbar. Sie fragt nach dem Passwort und öffnet eine Lesesitzung von 30 Minuten. Sie zeigt einen Monat aus dem Umfang des Links — die Summen jeder Person und das Detail einer Person — und erlaubt, die Erfassung des gewählten Bereichs innerhalb des Umfangs herunterzuladen. Änderungen erscheinen mit ihrer Urheberschaft, ihren Freigaben und ihren Widersprüchen.
Die minimierte Ansicht der Arbeitnehmervertretung enthält nicht die Steuernummer oder andere Angaben der Akte über den Namen hinaus, keine IP-Adressen und weder Text noch Schlüssel der Vereinbarkeitsmaßnahmen: Sie zeigt nur an, ob es eine Maßnahme gibt. Die Begründungen der Änderungen und die Widersprüche sind sichtbar.
Widerrufen, Ablauf und Sperren
- Widerrufen unterbricht den Zugang sofort, auch für jemanden, der ihn geöffnet hat, und lässt sich nicht rückgängig machen.
- Ein abgelaufener oder widerrufener Link funktioniert nicht mehr und kann nicht reaktiviert werden.
- Das Passwort hat ein Versuchslimit: Beim zehnten Fehlversuch in Folge wird der Link gesperrt, und wer ihn angelegt hat, wird benachrichtigt. Du kannst ihn in der Liste reaktivieren. Zusätzlich gibt es ein zeitliches Limit pro Link und pro IP-Adresse.
Zugriffsprotokoll
Jeder Link hinterlässt ein Zugriffsprotokoll: Zugänge, fehlgeschlagene Versuche, Sperren, Ansichten und Downloads, mit Datum und IP. Du siehst es unter Zugriffe ansehen oder für alle Links zugleich.
Benachrichtigung der Vertretung über Widersprüche
Hinterlässt eine Person einen Widerspruch zu ihrer Erfassung, werden die E-Mail-Adressen der aktiven Vertretungslinks benachrichtigt, mit der Anzahl der Widersprüche und dem Unternehmen, ohne personenbezogene Daten und ohne Link: Sie werden mit dem Link der Vertretung eingesehen. Gibt es keinen aktiven Vertretungslink, bleiben die Widersprüche offen, und Zugang zur Erfassung weist darauf hin; du kannst per Hand mit Jetzt melden benachrichtigen.
Bevor du die Organisation abmeldest
Die Arbeitszeiterfassung muss vier Jahre aufbewahrt werden. Wird die Organisation abgemeldet, löscht die Anwendung die Daten, auch die Erfassung, und sie lassen sich danach nicht wiederherstellen. Darum:
- Lade den vollständigen Export unter Zugang zur Erfassung Jahr für Jahr herunter, bevor du die Abmeldung beantragst.
- Bewahre diese Dateien so lange auf, wie das Gesetz es verlangt: Ab der Abmeldung liegt die Aufbewahrung in der Verantwortung des Unternehmens.
Der Hinweis im Gefahrenbereich der Organisationseinstellungen verlinkt direkt auf diese Seite.
Rollen und Berechtigungen
Die Berechtigung „Zugriff auf die Arbeitszeiterfassung gewähren“ erlaubt, die Links anzulegen, einzusehen und zu widerrufen, ihr Zugriffsprotokoll zu sehen und den vollständigen Export zu machen. Sie haben der Eigentümer, die Administration und die Rolle People.
Die Rolle People ist die der Person, die das Personalwesen leitet: In People verwaltet sie alles (wie die Administration, einschließlich sensibler Daten, Finanzielles, Einstellungen und Zugang zur Erfassung), und in den übrigen Anwendungen hat sie dasselbe wie ein Mitglied, ohne die Organisation zu verwalten. Eine Person hat pro Organisation nur eine Rolle: Diese Rolle der Person zu geben, die das Personalwesen leitet, nimmt ihr in den anderen Anwendungen nichts weg.
Im Alltag: Jede Person sieht und schlägt zu den eigenen Daten vor; ihre direkte Führungskraft sieht und gibt die ihres Teams frei; wer die Berechtigung hat, die Zeiterfassung zu verwalten, sieht und gibt alles frei.