Arbeitszeiterfassung

Die Arbeitszeiterfassung von People hält fest, wann jede Arbeitssituation einer Person beginnt und endet, mit den Angaben, die der Entwurf der königlichen Verordnung zur Arbeitszeiterfassung verlangt, und bewahrt alle späteren Änderungen auf. Nichts wird geändert, ohne dass das Unternehmen und die betroffene Person zustimmen, und vier Jahre lang wird nichts gelöscht.

Stempeln

Jede Person stempelt unter Meine Zeiterfassung (und über das Widget auf dem Dashboard). Du brauchst einen laufenden Vertrag mit Zeiterfassung; ohne ihn weist dich das Widget darauf hin.

• Einstempeln eröffnet deinen Arbeitstag und Ausstempeln schließt ihn. Die große Zahl ist die tatsächliche Arbeitszeit: Die Uhr steht still, solange du in einer Pause bist.
• Beim ersten Mal wirst du gebeten, die Arbeitsform zu wählen (vor Ort oder remote). Danach bleibt die zuletzt verwendete ausgewählt, sodass Einstempeln ein Klick bleibt; du kannst sie beim Stempeln ändern.
• An einem zukünftigen Datum oder an einem Abwesenheitstag kann man nicht stempeln.
• Bei geöffnetem Arbeitstag wird Pause mit einem Klick erfasst. „Weitere Situationen“ enthält den Rest.

Die erfassten Situationen

Die Regeln, die die Erfassung konsistent halten:

• Du kannst pro Tag nur einen Arbeitstag geöffnet haben und nicht einstempeln, solange eine Unterbrechung der Nichterreichbarkeit offen ist.
• Eine Pause, Wartezeit oder Bereitschaft wird nur innerhalb eines geöffneten Arbeitstags erfasst, und jeweils nur eine. Stempelst du mit einer offenen aus, wird sie im selben Moment geschlossen: Du verlässt sie selbst beim Ausstempeln.
• Eine Unterbrechung der Nichterreichbarkeit liegt außerhalb des Arbeitstags und kann auch an arbeitsfreien Tagen, im Urlaub oder an Abwesenheitstagen erfasst werden. Sie kann Mitternacht überschreiten.
• Unterbrechungen der Nichterreichbarkeit zählen zur tatsächlichen Arbeitszeit und bleiben getrennt sichtbar, damit nachvollziehbar ist, dass es eine gab.

Fester und flexibler Arbeitsplan

Die Erfassung vergleicht deine Arbeit mit deinem Arbeitsplan (unter Arbeitszeiten und Mein Arbeitsplan) und deinem Vertrag, in dem deine Wochenstunden, dein Modell (Vollzeit oder Teilzeit) und bei Teilzeit der Prozentsatz stehen. Wenn dein Vertrag älter als diese Erfassung ist, kann, wer People verwaltet, diese Angaben durch Bearbeiten ergänzen.

Fester Arbeitsplan

Er hat Zeitfenster und Stunden an jedem Tag. Die regulären Stunden werden pro Tag gemessen: Die Abschnitte des Tages verbrauchen der Reihe nach die Stunden deines Arbeitsplans, und was darüber hinausgeht, wird als Überstunden vorgeschlagen.

Flexibler Arbeitsplan

Er hat weder Zeitfenster noch Pflichtstunden: Er legt nur fest, welche Tage Arbeitstage sind (für Urlaub, Feiertage und Verfügbarkeit). Die regulären Stunden werden pro Monat gemessen:

• Das Monatsziel sind deine Wochenstunden geteilt durch die Arbeitstage der Woche und multipliziert mit den Arbeitstagen des Monats, ohne Feiertage, Urlaub und Abwesenheiten.
• Während des Monats werden keine Überstunden vorgeschlagen: Die Abschnitte erscheinen als „Ausstehend: Monatsabrechnung“, und du siehst, was du bisher gegenüber dem Ziel geleistet hast, unter Mein Arbeitsplan, Meine Zeiterfassung und Zeiterfassung. Vier Stunden an einem Tag und zwölf an einem anderen sind keine Überstunden, wenn der Monat aufgeht.
• Beim Monatsabschluss wird, was das Ziel übersteigt, auf den letzten Abschnitten des Monats als Überstunden vorgeschlagen (bei Teilzeit als Mehrarbeit), und du kannst zustimmen oder deinen Widerspruch hinterlegen. Ein Defizit schlägt nichts vor: Es wird angezeigt, und was damit geschieht, entscheidet das Unternehmen.
• Nennt der Vertrag die Wochenstunden nicht, wird der Arbeitsplan trotzdem angelegt, hat aber kein Ziel („Ohne Ziel“): Es wird kein Saldo berechnet und nichts vorgeschlagen.

Vereinbarkeitsmaßnahmen im Arbeitsplan

Wenn ein Arbeitsplan einer Maßnahme zur Vereinbarkeit, Flexibilität oder unregelmäßigen Verteilung entspricht, trägt er die Maßnahme (und auf Wunsch ein Detail). Jeder gestempelte Arbeitstag kopiert die Maßnahme des zu diesem Zeitpunkt gültigen Arbeitsplans, sodass sich die Erfassung nicht ändert, wenn der Arbeitsplan später bearbeitet wird. Der flexible Arbeitsplan trägt automatisch „Vereinbarte flexible Arbeitszeit“.

Die verfügbaren Maßnahmen sind: Anpassung der Arbeitszeit (Art. 34.8 ET), unregelmäßige Verteilung der Arbeitszeit (Art. 34.2 ET), vereinbarte flexible Arbeitszeit, Säuglingsbetreuung (Art. 37.4), Frühgeburt oder Krankenhausaufenthalt des Neugeborenen (Art. 37.5), Reduzierung wegen gesetzlicher Sorge oder Pflege eines Angehörigen (Art. 37.6), Reduzierung wegen Pflege eines schwer kranken Minderjährigen (Art. 37.6), Opfer geschlechtsspezifischer oder sexueller Gewalt oder des Terrorismus (Art. 37.8) und „Andere Maßnahme“, die beschrieben werden muss. Schreibe ins Detail nur, was zur Identifizierung der Maßnahme nötig ist, ohne Angaben zu anderen Personen. Was keine geleisteten Stunden sind, sondern Freistellungen oder Abwesenheiten, läuft über Abwesenheiten.

Hat ein Abschnitt die falsche Maßnahme, wird sie mit Maßnahme korrigieren berichtigt, was ein Änderungsvorschlag wie die unten genannten ist. Und ein Arbeitsplan, dessen Gültigkeit einen bereits abgeschlossenen Monat berührt, kann nicht bearbeitet werden: Man legt von einem offenen Monat aus einen neuen an.

Einordnung der Stunden

Jeder Arbeitsabschnitt kann eine dieser Arten haben:

• Reguläre Stunden: die deines Arbeitstags.
• Überstunden: die über den Arbeitstag hinausgehen, bei einem Vollzeitvertrag. Man gibt an, ob sie durch Freizeit ausgeglichen oder vergütet werden und ob sie auf höherer Gewalt beruhen.
• Mehrarbeit (Teilzeit): die über den Arbeitstag hinausgehen, bei einem Teilzeitvertrag.

Das System schlägt die Art vor, indem es mit deinem Arbeitsplan und deinem Vertrag vergleicht, und zeigt sie dir, speichert sie aber nicht. In der Erfassung bleibt, was über Stunden einordnen (unter Meine Zeiterfassung und Zeiterfassung) festgelegt wird; auch das ist ein Vorschlag zwischen zwei Parteien. Ein Abschnitt hat nur eine Art: Überschreitet er das Ende des Arbeitstags, wird die überwiegende vorgeschlagen und angegeben, wie viele Minuten darüber liegen.

Eine Buchung ändern: Vorschläge zwischen zwei Parteien

Niemand ändert eine Buchung auf eigene Faust. Jede Änderung ist ein Vorschlag, den die andere Partei annimmt oder ablehnt, und sie wird erst angewendet, wenn beide zugestimmt haben. Die beiden Parteien sind:

• Die Person, nur sie selbst.
• Das Unternehmen: die direkte Führungskraft oder jede Person mit der Berechtigung, die Zeiterfassung zu verwalten. Eine der beiden Freigaben des Unternehmens genügt, und niemand entscheidet über einen Vorschlag, den er selbst gemacht hat.

Man kann einen Eintrag für einen nicht gestempelten Abschnitt vorschlagen, das Ausstempeln eines unvollständigen Tages, eine Zeitänderung, die Stornierung eines Abschnitts (er wird nicht gelöscht: er zählt nicht mehr) und eine Neueinstufung. Eine Begründung ist immer Pflicht. Solange ein Vorschlag zu einem Abschnitt aussteht, kann kein weiterer dazu gemacht werden, und wer ihn gemacht hat, kann ihn zurückziehen. Das Stempeln selbst wird nie blockiert.

Die Oberfläche übt keinen Druck aus: Annehmen und Ablehnen stehen auf derselben Ebene, und die Hinweise enthalten keine Warnungen.

Ohne Einigung: der Widerspruch

Lehnt die Person einen Vorschlag des Unternehmens ab, hinterlegt sie ihren Widerspruch schriftlich, und er bleibt mit der Erfassung verbunden. Das Unternehmen kann die Änderung dann ohne Einigung übernehmen: Sie wird angewendet, der Vorschlag bleibt als abgelehnt markiert, und der Widerspruch der Person wird beim Eintrag gespeichert. Jeder Widerspruch wird der Arbeitnehmervertretung gemeldet (wenn sie einen Zugangslink mit E-Mail hat; siehe Zugang zur Erfassung und Kopie).

Technische Störung

Hat das System nicht funktioniert und wurde der Tag anders festgehalten, kann das Unternehmen eine technische Störung erfassen: Das ist der einzige Weg, der ohne vorherige Zustimmung angewendet wird. Er verlangt eine Begründung (10 bis 1000 Zeichen), ist in der Erfassung als solcher markiert, und die Person gibt danach ihre Zustimmung oder ihren Widerspruch ab, der den Eintrag nicht rückgängig macht.

Unvollständige Tage

People erfindet nie ein Ausstempeln. Lässt du ein Einstempeln ohne Ausstempeln stehen, wird der Tag am Ende zu einem unvollständigen Tag („Ohne Ausstempeln“): Du und deine Führungskraft werden benachrichtigt, und unter Meine Zeiterfassung erscheint „Tage ohne Ausstempeln“, damit du die Zeit vorschlägst, zu der du fertig warst, im selben Ablauf zwischen zwei Parteien. Die früheren automatischen Abschlüsse bleiben unverändert erhalten und werden markiert angezeigt.

Monatsabschluss und Frist

Jeder Monat bleibt für die Person bis zum Tag N des Folgemonats offen (die Frist). Solange der Monat offen ist, kann jede der beiden Parteien Änderungen vorschlagen. Nach dem Abschluss:

• Die Person schlägt für diesen Monat nichts mehr vor.
• Das Unternehmen kann vorschlagen, aber die Änderung wird als „Nach dem Abschluss“ markiert, und die Person muss ihr weiterhin zustimmen.
• Das Ändern der Frist öffnet bereits abgeschlossene Monate nicht wieder.

Beim Abschluss erzeugt People außerdem die Monatsübersicht für die Lohnabrechnung und, bei flexiblem Arbeitsplan, die Überstundenvorschläge aus der Monatsabrechnung.

Hinweise nach dem Arbeitnehmerstatut

People warnt, es blockiert nicht. Du siehst einen Hinweis am Tag (die Person, und das Unternehmen unter Zeiterfassung) und im Export, wenn:

• Es an einem Tag mehr reguläre Stunden gibt als das Tagesmaximum in den Einstellungen (standardmäßig 9, wie es das spanische Arbeitnehmerstatut vorsieht, sofern dein Tarifvertrag nichts anderes festlegt).
• Zwischen dem Ende eines Arbeitstags und dem Beginn des nächsten weniger als 12 Stunden Ruhezeit liegen.

Das Ausgleichen von Stunden innerhalb des Monats ist unregelmäßige Verteilung der Arbeitszeit: Dass der Tarifvertrag oder eine Vereinbarung sie abdeckt, liegt in der Verantwortung des Unternehmens.

Verlauf

Jeder Abschnitt hat seinen Verlauf: Jede angewendete Änderung ist eine neue Zeile mit Angabe, wer sie vorgenommen hat, wann, über welchen Kanal (Web, MCP-Konnektor, Assistent, System, technische Störung), der Begründung, was vorher war und was jetzt ist, ob sie nach dem Abschluss erfolgte und gegebenenfalls dem Widerspruch. Nichts wird überschrieben oder gelöscht. Die Person sieht den Verlauf ihrer eigenen Daten unter Meine Zeiterfassung.

Aufbewahrung

Die Erfassung wird vier Jahre aufbewahrt. Deshalb kann die Akte einer Person mit Buchungen der letzten vier Jahre nicht gelöscht werden: Sie wird deaktiviert, und wird das Recht auf Löschung ausgeübt, wird die Akte anonymisiert und die Erfassung bleibt erhalten. Nach vier Jahren wird die Erfassung bereinigt, und das wird im Audit festgehalten. Lade die Erfassung herunter, bevor du die Organisation abmeldest (siehe Zugang zur Erfassung und Kopie).

Einstellungen der Erfassung

Unter Einstellungen hat der Abschnitt „Arbeitszeitaufzeichnung“ drei Optionen (änderbar durch die Person, die People verwaltet):

Die Zeitzone des Unternehmens (ebenfalls unter Einstellungen) legt fest, zu welchem Tag jede Buchung gehört und wann jeder Monat abgeschlossen wird.

Über einen Assistenten

Mit einem MCP-Konnektor kannst du stempeln, Pausen und andere Situationen erfassen, Änderungen vorschlagen, annehmen, ablehnen oder zurückziehen und die Erfassung einsehen, immer mit deinen eigenen Berechtigungen. Der integrierte Assistent liest nur. Eine Änderung ohne Einigung zu übernehmen und eine technische Störung zu erfassen ist nur in der Anwendung möglich.