Diese Vorlage ist ein Ausgangspunkt, keine arbeitsrechtliche Beratung. Sie beruht auf dem Entwurf der königlichen Verordnung zur Arbeitszeiterfassung (Text der öffentlichen Anhörung vom Oktober 2025), der zum Zeitpunkt dieser Dokumentation nicht verabschiedet ist: Mit der Veröffentlichung im BOE können sich die Artikel ändern. Das Protokoll und der anwendbare Tarifvertrag liegen in der Verantwortung jedes Unternehmens; lass es von deiner arbeitsrechtlichen Beratung prüfen, bevor du es beschließt.
So benutzt du sie
Der Entwurf der königlichen Verordnung verlangt, dass jedes Unternehmen in seinem Protokoll zur Arbeitszeiterfassung mindestens diese vier Punkte festlegt:
- Das Verfahren für Eintragungen und Änderungen.
- Die Informationen, die in der Erfassung abgebildet werden, mit ihren Mindestangaben.
- Die regelmäßige Bewertung des Systems mit der Arbeitnehmervertretung.
- Die Schulung der Belegschaft zur Erfassung.
Unten findest du zu jedem Punkt einen Text. Die Lücken in eckigen Klammern und
Großbuchstaben, wie [ANWENDBARER TARIFVERTRAG], sind das, was jedes
Unternehmen selbst festlegt: Ersetze sie oder lösche sie. Was nicht in Klammern
steht, beschreibt, wie es mit People gemacht wird, und verlinkt auf die
Dokumentation; prüfe, ob es mit eurer Praxis übereinstimmt. Kopiere von der
Überschrift „Protokoll“ bis zum Ende der Seite.
Protokoll zur Arbeitszeiterfassung von [NAME DES UNTERNEHMENS]
Datum der Verabschiedung: [DATUM] · Version: [NR.] · Verabschiedet von: [FUNKTION ODER GREMIUM] · Mit der Arbeitnehmervertretung beraten: [DATUM / ENTFÄLLT]
0. Gegenstand und Geltungsbereich
Dieses Protokoll regelt, wie [NAME DES UNTERNEHMENS] die Arbeitszeit seiner Belegschaft erfasst. Es gilt für [ALLE BESCHÄFTIGTEN / DIE ANGEGEBENEN STANDORTE ODER GRUPPEN]. Der anwendbare Tarifvertrag ist [ANWENDBARER TARIFVERTRAG] und er [REGELT / REGELT NICHT] die unregelmäßige Verteilung der Arbeitszeit.
Die Erfassung wird in der Anwendung People geführt. Sie wird vier Jahre aufbewahrt und steht den Beschäftigten, ihrer Vertretung und der Arbeitsaufsicht (Inspección de Trabajo y Seguridad Social) zur Verfügung.
1. Verfahren für Eintragungen und Änderungen
1.1. Wer erfasst. Jede Person erfasst ihre eigene Arbeitszeit täglich über [DIE WEBANWENDUNG / DEN MCP-KONNEKTOR, WENN DAS UNTERNEHMEN ES ERLAUBT]. Die Eintragung speichert die Person, die sie vornimmt, Datum und Uhrzeit und den verwendeten Kanal.
1.2. Was erfasst wird. Erfasst werden Beginn und Ende des Arbeitstags, jeder nicht anrechenbaren Pause, der nicht anrechenbaren Warte- und Bereitschaftszeiten und der Unterbrechungen des Rechts auf Nichterreichbarkeit, mit der Angabe, ob vor Ort oder remote gearbeitet wird. Mehr Informationen unter Arbeitszeiterfassung.
1.3. Art des Arbeitsplans. Die Arbeitszeit ist organisiert mit [FESTEM ARBEITSPLAN / FLEXIBLEM ARBEITSPLAN / BEIDEN, JE NACH STELLE]. Beim festen Arbeitsplan werden die regulären Stunden pro Tag gemessen, beim flexiblen pro Monat gegenüber den Wochenstunden des Vertrags.
1.4. Berechnung und Einordnung der Stunden. Stunden über den Arbeitstag hinaus werden als Überstunden (Vollzeit) oder Mehrarbeit (Teilzeit) eingeordnet. Überstunden werden [DURCH FREIZEIT AUSGEGLICHEN / VERGÜTET / FALLWEISE GEWÄHLT] innerhalb von [FRIST]. Das Maximum regulärer Stunden pro Tag beträgt [N] Stunden, gemäß [ANWENDBARER TARIFVERTRAG].
1.5. Änderungen. Keine Eintragung wird ohne die Freigabe des Unternehmens und der betroffenen Person geändert. Jede Korrektur — Eintrag eines nicht gestempelten Abschnitts, Zeitänderung, Stornierung oder Einordnung von Stunden — erfolgt als Vorschlag mit Begründung, den die andere Partei annimmt oder ablehnt. Auf Seiten des Unternehmens gibt [DIE DIREKTE FÜHRUNGSKRAFT / DIE ANGEGEBENE PERSON IM PERSONALWESEN: NAME ODER FUNKTION] frei. Lehnt die Person einen Vorschlag des Unternehmens ab, wird ihr Widerspruch festgehalten und bei der Eintragung gespeichert.
1.6. Korrekturfrist. Jeder Monat kann von der Person bis zum Tag [N] des Folgemonats korrigiert werden. Danach kann nur das Unternehmen Änderungen vorschlagen, die als nach dem Abschluss markiert werden und von der Person angenommen werden müssen.
1.7. Vergessene Einträge und unvollständige Tage. Wird ein Ausstempeln vergessen, erfindet das System keines: Der Tag bleibt unvollständig, und die Person wird gebeten, die tatsächliche Uhrzeit vorzuschlagen.
1.8. Technische Störungen. Funktioniert das System nicht, wird die Arbeitszeit durch [ALTERNATIVES MITTEL: BLATT, E-MAIL …] festgehalten, und [VERANTWORTLICHE PERSON] trägt sie anschließend als technische Störung mit ihrer Begründung nach. Die Person kann zustimmen oder ihren Widerspruch hinterlegen.
1.9. Verlauf. Alle Änderungen bleiben im Verlauf der Erfassung, mit ihrer Urheberschaft, ihren Freigaben und ihrem Datum. Nichts wird gelöscht oder überschrieben.
2. Abgebildete Informationen und Mindestangaben
Die Erfassung jeder Person enthält mindestens:
- Die Identifizierung der Person und desjenigen, der jede Eintragung vornimmt.
- Ihr Arbeitszeitmodell (Voll- oder Teilzeit, mit dem Prozentsatz) und ihren Arbeitsplan.
- Beginn und Ende jedes Arbeitstags, auf die Minute genau.
- Beginn und Ende jeder Pause, Wartezeit, Bereitschaft und Unterbrechung der Nichterreichbarkeit.
- Die Arbeitsform, vor Ort oder remote.
- Die Art der Stunden: reguläre, Überstunden oder Mehrarbeit, mit ihrem Ausgleich und ob sie auf höherer Gewalt beruhen.
- Die aus Gründen der Vereinbarkeit, Flexibilität oder unregelmäßigen Verteilung geleisteten Stunden, mit der Maßnahme, aus der sie sich ergeben.
- Die Tages- und Monatssummen.
- Alle Änderungen, mit ihrer Urheberschaft und ihren Freigaben.
Die Maßnahmen zur Vereinbarkeit und Flexibilität von [NAME DES UNTERNEHMENS] sind: [MASSNAHMEN DES UNTERNEHMENS]. Daten zu Vereinbarkeitsmaßnahmen werden mit besonderer Sorgfalt behandelt und der Arbeitnehmervertretung nur als Hinweis gezeigt, dass es sie gibt.
Zugang und Kopie. [NAME DES UNTERNEHMENS] übergibt jeder Person mit ihrer Gehaltsabrechnung die Übersicht des Zeitraums, und die Person kann ihre Erfassung herunterladen, wann sie möchte. Die Arbeitnehmervertretung greift auf eine minimierte Ansicht ohne personenbezogene Daten der Akte zu, mit dem Link, den [VERANTWORTLICHE PERSON] ihr gibt. Die Arbeitsaufsicht greift über einen befristeten, schreibgeschützten Link zu. Mehr Informationen unter Zugang zur Erfassung und Kopie und Spalten des Exports.
Datenverarbeitung. Die Daten der Erfassung werden auf der Rechtsgrundlage der rechtlichen Verpflichtung von [NAME DES UNTERNEHMENS] verarbeitet. Datenschutzbeauftragte oder Kontakt: [KONTAKT].
3. Regelmäßige Bewertung mit der Vertretung
[NAME DES UNTERNEHMENS] bewertet die Funktionsweise der Erfassung mit der Arbeitnehmervertretung [ALLE N MONATE / EINMAL IM JAHR] in einer von [PERSON ODER GREMIUM] einberufenen Sitzung. Geprüft werden:
- Die erfassten Widersprüche und wie sie gelöst wurden.
- Die technischen Störungen des Zeitraums.
- Die Hinweise der Anwendung (Tage mit mehr regulären Stunden als dem Tagesmaximum, Ruhezeiten von weniger als zwölf Stunden) und die ergriffenen Maßnahmen.
- Die offenen unvollständigen Tage und ungelösten Vorschläge.
- Die Bilanz der Überstunden und der Mehrarbeit sowie der Monatsabrechnungen des flexiblen Arbeitsplans.
- Die Verbesserungen, die die Vertretung vorschlägt.
Von jeder Sitzung wird ein Protokoll angefertigt. [WEITERE BEWERTUNGSKRITERIEN DES UNTERNEHMENS.]
Die Arbeitnehmervertretung erhält eine E-Mail-Benachrichtigung, wenn eine Person einen Widerspruch zu ihrer Erfassung hinterlegt, und kann die Erfassung mit ihrem Zugangslink jederzeit einsehen.
4. Schulung der Belegschaft
[NAME DES UNTERNEHMENS] informiert und schult seine Belegschaft zur Arbeitszeiterfassung:
- Alle Beschäftigten, beim Eintritt und bei Änderungen des Protokolls, dazu, wie man stempelt, welche Situationen erfasst werden, wie man eine Korrektur vorschlägt, einen Widerspruch hinterlegt und seine Kopie herunterlädt, in [FORMAT: SCHULUNG, ANLEITUNG, VIDEO …] von [DAUER].
- Teamverantwortliche und Personalwesen, dazu, wie man Vorschläge freigibt, zur Korrekturfrist, zum Monatsabschluss, zur Abrechnung des flexiblen Arbeitsplans und zu den Hinweisen nach dem Arbeitnehmerstatut.
- Wer Zugang zur Erfassung gibt, dazu, wie man Links für die Arbeitsaufsicht und die Arbeitnehmervertretung anlegt und widerruft, und zum Export vor dem Abmelden der Organisation.
Die Schulung wird von [VERANTWORTLICHE PERSON FÜR DIE SCHULUNG] durchgeführt und [WO SIE DOKUMENTIERT WIRD] festgehalten. Dieses Protokoll steht allen Beschäftigten unter [ORT ZUM NACHLESEN] zur Verfügung.
5. Überprüfung
Das Protokoll wird [ALLE N MONATE / WENN SICH DIE VORSCHRIFT ODER DER TARIFVERTRAG ÄNDERT] überprüft, in jedem Fall aber, wenn die endgültige Verordnung und die Ministerialverordnung mit den technischen Anforderungen an das System veröffentlicht werden.
Unterzeichnet: [NAME UND FUNKTION] · [DATUM]