People te ayuda a llevar el registro de jornada, pero el protocolo y el convenio aplicable son responsabilidad de cada empresa; no es asesoramiento laboral.
El registro se puede sacar de People de varias formas. Todas usan el mismo generador, así que el contenido y las columnas son los mismos; cambia a quién se le enseña y cuánto se le enseña. Los formatos son CSV, Excel (XLSX) y PDF. Las columnas de CSV y Excel están en Columnas de la exportación.
Descargar mi registro
Cada persona puede descargar su propia copia en cualquier momento, tenga el permiso que tenga: en Mis fichajes, Descargar mi registro. Elige el rango de fechas (como mucho un año por descarga) y el formato. La copia lleva tus fichajes de todas las situaciones, todas sus modificaciones (cambios, propuestas con sus autorizaciones y discrepancias) y los totales diarios y mensuales.
Exportación completa de la empresa
Quien tiene el permiso de dar acceso al registro (ver «Roles y permisos», más abajo) la encuentra en Acceso al registro, en «Exportación completa del registro»: el registro de toda la plantilla de un año, con todas sus modificaciones y totales. Elige el año y el formato. Cada descarga deja constancia en la auditoría.
Resumen mensual para la nómina
Al cerrar cada mes, People genera un PDF por persona con el resumen del periodo (totales diarios y mensuales, cómputo mensual del horario flexible y avisos), en el idioma de su cuenta, para entregarlo con la nómina. Se genera una sola vez: lo que se cambie después del cierre consta en el registro, pero no reescribe un documento que pudo ir ya a una nómina. Finance lo recoge de People para adjuntarlo a la nómina de esa persona. Cada persona recibe un aviso cuando se genera el suyo (es una notificación que puede desactivar en sus preferencias) y puede descargar todos sus resúmenes en Mis fichajes, Mis resúmenes mensuales: el art. 6.1 del proyecto de real decreto pide entregarle una copia junto con su recibo de salarios.
Enlaces para la Inspección y la representación legal
En Acceso al registro se crean enlaces de solo lectura, sin que nadie tenga que ser usuario de la aplicación. Hay dos tipos:
| Inspección de Trabajo | Representación legal | |
|---|---|---|
| Caducidad | Sí: 30 días por defecto, entre 1 y 365 | No caduca |
| Rango de fechas | Obligatorio | Opcional |
| Qué ve | Todo el alcance del enlace | Una vista minimizada |
| Correo | No | Obligatorio: recibe el aviso de discrepancias |
Cómo se crea un enlace
- Entra en Acceso al registro y elige Nuevo enlace.
- Elige para quién es y ponle un nombre que te sirva para reconocerlo (por ejemplo, el número del requerimiento).
- Indica el alcance: el rango de fechas y, si quieres, personas o sedes. Sin personas ni sedes, el enlace ve a toda la plantilla.
- Crea el enlace. People te enseña la dirección y la contraseña una sola vez: no las guarda, solo una huella, así que no se pueden volver a ver. Si se pierden, se revoca el enlace y se crea otro.
Manda la dirección y la contraseña por canales distintos (por ejemplo, la dirección por correo y la contraseña por teléfono).
Qué ve quien lo abre
La página es pública, no se indexa y está disponible en los seis idiomas. Pide la contraseña y abre una sesión de lectura de 30 minutos. Enseña un mes del alcance del enlace —los totales de cada persona y el detalle de una— y permite descargar el registro del rango que se elija dentro del alcance. Las modificaciones salen con su autoría, sus autorizaciones y sus discrepancias.
La vista minimizada de la representación legal no incluye el NIF/NIE ni otros datos de la ficha más allá del nombre, ni las direcciones IP, ni el texto ni la clave de las medidas de conciliación: solo se indica si hay una medida. Los motivos de los cambios y las discrepancias sí se ven.
Revocar, caducar y bloqueos
- Revocar corta el acceso en el acto, también a quien lo tenga abierto, y no se puede deshacer.
- Un enlace caducado o revocado deja de funcionar y no se puede reactivar.
- La contraseña tiene límite de intentos: al décimo fallo seguido, el enlace queda bloqueado y se avisa a quien lo creó. Puedes reactivarlo desde la lista. Además, hay un límite temporal por enlace y por dirección IP.
Registro de accesos
Cada enlace deja un registro de accesos: las entradas, los intentos fallidos, los bloqueos, las consultas y las descargas, con fecha e IP. Lo ves en Ver sus accesos o para todos los enlaces a la vez.
Aviso de discrepancias a la representación
Cuando una persona deja una discrepancia sobre su registro, se avisa por correo a las direcciones de los enlaces de representación activos, con cuántas discrepancias hay y de qué empresa, sin datos de personas ni enlace: se consultan con el enlace de la representación. Si no hay ningún enlace de representación activo, las discrepancias quedan pendientes y Acceso al registro lo indica; puedes avisar a mano con Avisar ahora.
Antes de dar de baja la organización
El registro de jornada debe conservarse cuatro años. Cuando se da de baja la organización, la aplicación borra los datos, también el registro, y después ya no se puede recuperar. Por eso:
- Descarga la exportación completa desde Acceso al registro, año por año, antes de pedir la baja.
- Guarda esos ficheros durante el plazo que exija la ley: a partir de la baja, conservarlos pasa a ser responsabilidad de la empresa.
El aviso de la zona de peligro de los ajustes de la organización enlaza directamente a esta pantalla.
Roles y permisos
El permiso «Dar acceso al registro de jornada» permite crear, ver y revocar los enlaces, ver su registro de accesos y hacer la exportación completa. Lo tienen el propietario, la administración y el rol People.
El rol People es el de quien lleva RRHH: dentro de People gestiona todo (igual que la administración, incluidos los datos sensibles, lo financiero, los ajustes y el acceso al registro), y en las demás aplicaciones tiene lo mismo que un miembro, sin administrar la organización. Una persona tiene un solo rol por organización: asignar este rol a quien lleva RRHH no le quita nada en las otras aplicaciones.
Los permisos del registro en el día a día: cada persona ve y propone sobre lo suyo; su responsable directo ve y autoriza lo de su equipo; quien tiene el permiso de gestionar fichajes lo ve y autoriza todo.