Registro de jornada

El registro de jornada de People anota cuándo empieza y termina cada situación de trabajo de una persona, con los datos que pide el proyecto de Real Decreto sobre registro de jornada, y guarda todos los cambios que se hagan después. Nada se modifica sin que lo acepten la empresa y la persona afectada, y nada se borra durante cuatro años.

Fichar

Cada persona ficha desde Mis fichajes (y desde el widget de fichaje del panel). Hace falta tener un contrato vigente con fichaje; si no lo tienes, el widget te lo dice.

• Entrar abre tu jornada y Salir la cierra. La cifra grande es el trabajo efectivo: el reloj se para mientras estás en una pausa.
• La primera vez te pide elegir la modalidad (presencial o a distancia). Después queda puesta la última que usaste, de modo que entrar sigue siendo un clic; puedes cambiarla al fichar.
• No se puede fichar en una fecha futura ni en un día de ausencia.
• Con la jornada abierta, Pausa se registra con un clic. «Otras situaciones» recoge el resto.

Las situaciones que se registran

Las reglas, para que el registro sea coherente:

• Solo puedes tener una jornada abierta al día y no puedes entrar con una interrupción de la desconexión abierta.
• Una pausa, una espera o un tiempo a disposición solo se registran dentro de una jornada abierta, y de uno en uno. Si sales con una abierta, se cierra en el mismo instante: eres tú quien la deja al salir.
• Una interrupción de la desconexión va fuera de la jornada y se puede registrar también en días no laborables, de vacaciones o de ausencia. Puede cruzar la medianoche.
• Las interrupciones de la desconexión suman al trabajo efectivo y siguen viéndose aparte, para que quede constancia de que hubo una.

Horario fijo y horario flexible

El registro compara tu trabajo con tu horario (en Horarios y Mi horario) y con tu contrato, donde constan las horas semanales, el régimen (jornada completa o parcial) y, si es parcial, el porcentaje. Si tu contrato es anterior a este registro, quien gestiona People puede completar esos datos editándolo.

Horario fijo

Tiene franjas y horas cada día. Lo ordinario se mide por día: los tramos del día, en orden, gastan la jornada de tu horario y lo que la pasa se propone como extraordinario.

Horario flexible

No tiene franjas ni horas obligatorias: solo dice qué días son laborables (para las vacaciones, los festivos y la disponibilidad). Lo ordinario se mide por mes:

• El objetivo del mes son tus horas semanales divididas entre los días laborables de la semana y multiplicadas por los días laborables del mes, sin contar festivos, vacaciones ni ausencias.
• Durante el mes no se propone ninguna hora extra: los tramos salen como «Pendiente del cómputo mensual» y tú ves lo que llevas frente al objetivo en Mi horario, Mis fichajes y Fichajes. Trabajar 4 horas un día y 12 otro no es extra si el mes cuadra.
• Al cerrar el mes, lo que pase del objetivo se propone como horas extraordinarias sobre los últimos tramos del mes (como complementarias, en tiempo parcial), y tú puedes aceptarlas o dejar tu discrepancia. El déficit no propone nada: se muestra, y qué hacer con él lo decide la empresa.
• Si el contrato no dice las horas semanales, el horario se crea igual, pero no hay objetivo («Sin objetivo»): no se calcula el saldo ni se propone nada.

Medidas de conciliación en el horario

Si un horario responde a una medida de conciliación, flexibilidad o distribución irregular, el horario lleva la medida (y, si quieres, un detalle). Cada jornada que se ficha copia la medida del horario vigente en ese momento, así que el registro no cambia si luego se edita el horario. El horario flexible lleva «Flexibilidad horaria pactada» de forma automática.

Las medidas disponibles son: adaptación de jornada (art. 34.8 ET), distribución irregular de la jornada (art. 34.2 ET), flexibilidad horaria pactada, cuidado del lactante (art. 37.4), nacimiento prematuro u hospitalización del neonato (art. 37.5), reducción por guarda legal o cuidado de familiar (art. 37.6), reducción por cuidado de un menor con enfermedad grave (art. 37.6), víctimas de violencia de género, sexual o terrorismo (art. 37.8) y «Otra medida», que exige describirla. Escribe en el detalle solo lo necesario para identificar la medida, sin datos de otras personas. Lo que no son horas trabajadas sino permisos o ausencias va por Ausencias.

Si un tramo quedó con la medida equivocada, se corrige con Corregir medida, que es una propuesta de cambio como las de abajo. Y un horario cuya vigencia toca un mes ya cerrado no se puede editar: se abre otro desde un mes abierto.

Clasificación de las horas

Cada tramo de trabajo puede ser de una de estas naturalezas:

• Ordinarias: las de tu jornada.
• Extraordinarias: las que pasan de la jornada en un contrato a jornada completa. Se indica si se compensan con descanso o se retribuyen, y si son por fuerza mayor.
• Complementarias: las que pasan de la jornada en un contrato a tiempo parcial.

El sistema propone la naturaleza comparando con tu horario y tu contrato, y te la enseña, pero no la guarda. Lo que queda en el registro es lo que se fija desde Clasificar horas (en Mis fichajes y Fichajes), que también es una propuesta de dos partes. Un tramo es de una sola naturaleza: si cruza el final de la jornada, se propone la mayoritaria y se dice cuántos minutos pasan.

Cambiar un fichaje: propuestas de dos partes

Nadie modifica un fichaje por su cuenta. Todo cambio es una propuesta que la otra parte acepta o rechaza, y solo se aplica cuando las dos han dado su conformidad. Las dos partes son:

• La persona, solo ella misma.
• La empresa: su responsable directo o cualquiera con permiso para gestionar fichajes. Basta una de las dos autorizaciones de la empresa, y nadie decide una propuesta que hizo él mismo.

Se puede proponer un alta de un tramo que no se fichó, la salida de un día incompleto, un cambio de hora, la anulación de un tramo (no se borra: deja de contar) y una reclasificación. El motivo es obligatorio siempre. Mientras hay una propuesta pendiente sobre un tramo no se puede hacer otra sobre él, y quien la hizo puede retirarla. Fichar no se bloquea.

La interfaz no presiona: aceptar y rechazar están al mismo nivel, y los avisos no llevan advertencias.

Si no hay acuerdo: la discrepancia

Si la persona rechaza una propuesta de la empresa, deja su discrepancia por escrito y queda unida al registro. La empresa puede entonces reflejar el cambio sin acuerdo: se aplica, la propuesta sigue marcada como rechazada y la discrepancia de la persona queda guardada junto al asiento. Toda discrepancia se avisa a la representación legal de la plantilla (si tiene un enlace de acceso con correo; ver Acceso y copia del registro).

Incidencia técnica

Cuando el sistema no funcionaba y la jornada se anotó por otro medio, la empresa puede registrar una incidencia técnica: es la única vía que se aplica sin aceptación previa. Exige una justificación (de 10 a 1000 caracteres), queda marcada como tal en el registro y la persona da después su conformidad o su discrepancia, que no deshace el asiento.

Días incompletos

People nunca inventa una salida. Si te dejas una entrada sin salida, al terminar el día queda como día incompleto («Sin salida»): se te avisa a ti y a tu responsable, y en Mis fichajes aparece «Jornadas sin salida» para que propongas la hora a la que terminaste, con el mismo flujo de dos partes. Los cierres automáticos que existían antes se conservan tal cual y se muestran marcados.

Cierre de mes y margen

Cada mes queda abierto para la persona hasta el día N del mes siguiente (el margen). Con el mes abierto, cualquiera de las dos partes puede proponer cambios. Cuando se cierra:

• La persona ya no propone sobre ese mes.
• La empresa sí puede proponer, pero el cambio queda marcado como «Posterior al cierre» y la persona sigue teniendo que aceptarlo.
• Cambiar el margen no reabre meses ya cerrados.

Al cerrar, People genera además el resumen mensual para la nómina y, para quien tiene horario flexible, las propuestas de horas extraordinarias del cómputo mensual.

Avisos del Estatuto

People avisa, no bloquea. Verás un aviso en el día (la persona, y la empresa en Fichajes) y en la exportación cuando:

• Hay más horas ordinarias en un día que el máximo diario de ajustes (9 por defecto, el que diga el Estatuto salvo que tu convenio fije otro).
• Hay menos de 12 horas de descanso entre el final de una jornada y el inicio de la siguiente.

Compensar horas dentro del mes es distribución irregular de la jornada: que el convenio o un pacto lo cubran es responsabilidad de la empresa.

Historial

Cada tramo tiene su historial: todo cambio aplicado es una fila nueva con quién lo hizo, cuándo, desde qué canal (web, conector MCP, asistente, sistema, incidencia técnica), el motivo, qué había antes y qué hay ahora, si fue posterior al cierre y, si la hubo, la discrepancia. Nada se pisa ni se borra. La persona ve el historial de lo suyo desde Mis fichajes.

Conservación

El registro se conserva cuatro años. Por eso no se puede borrar la ficha de una persona con fichajes de menos de cuatro años: se da de baja, y si se ejerce el derecho de supresión de datos, la ficha se anonimiza y el registro se conserva. Pasados los cuatro años, el registro se purga y queda constancia en la auditoría. Antes de dar de baja la organización, descarga el registro (ver Acceso y copia del registro).

Ajustes del registro

En Ajustes, la sección «Registro de jornada» tiene tres opciones (las cambia quien administra People):

La zona horaria de la empresa (también en Ajustes) marca a qué día pertenece cada fichaje y cuándo se cierra cada mes.

Desde un asistente

Con un conector MCP puedes fichar, registrar pausas y otras situaciones, proponer cambios, aceptarlos, rechazarlos o retirarlos, y consultar el registro, siempre con tus propios permisos. El asistente integrado solo lee. Reflejar un cambio sin acuerdo y registrar una incidencia técnica solo se hacen desde la aplicación.