Plantilla de protocolo de registro de jornada

Cómo usarla

El proyecto de Real Decreto pide que cada empresa concrete, como mínimo, estos cuatro puntos en su protocolo de registro de jornada:

1. El procedimiento para practicar asientos y modificaciones.
2. La información que se refleja en el registro, con sus datos mínimos.
3. La evaluación periódica del sistema con la representación de las personas trabajadoras.
4. La formación de la plantilla sobre el registro.

Más abajo tienes un texto para cada punto. Los huecos entre corchetes y en mayúsculas, como [CONVENIO APLICABLE], son lo propio de cada empresa: sustitúyelos o bórralos. Lo que no esté entre corchetes describe cómo se hace con People y enlaza con la documentación; revisa que coincida con lo que hacéis. Copia desde la línea de «Protocolo» hasta el final de la página.

Protocolo de registro de jornada de [NOMBRE DE LA EMPRESA]

Fecha de aprobación: [FECHA] · Versión: [N.º] · Aprobado por: [CARGO O ÓRGANO] · Consultado con la representación legal de las personas trabajadoras: [FECHA / NO PROCEDE]

0. Objeto y ámbito

Este protocolo regula cómo [NOMBRE DE LA EMPRESA] registra la jornada de su plantilla. Se aplica a [TODAS LAS PERSONAS TRABAJADORAS / LOS CENTROS O COLECTIVOS QUE SE INDIQUEN]. El convenio colectivo aplicable es [CONVENIO APLICABLE] y [SE / NO SE] regula en él la distribución irregular de la jornada.

El registro se lleva en la aplicación People. Se conserva durante cuatro años y está a disposición de las personas trabajadoras, de su representación legal y de la Inspección de Trabajo y Seguridad Social.

1. Procedimiento para practicar asientos y modificaciones

1.1. Quién registra. Cada persona registra su propia jornada, a diario, desde [LA APLICACIÓN WEB / EL CONECTOR MCP, SI LA EMPRESA LO PERMITE]. El asiento guarda la persona que lo practica, la fecha y la hora y el canal utilizado.

1.2. Qué se registra. Se registran el inicio y el fin de la jornada, de cada pausa no computable, de los tiempos de espera y a disposición no computables y de las interrupciones del derecho a la desconexión, indicando si se trabaja de forma presencial o a distancia. Más información en Registro de jornada.

1.3. Modalidad de horario. La jornada se organiza con [HORARIO FIJO / HORARIO FLEXIBLE / AMBOS, SEGÚN EL PUESTO]. En el horario fijo, las horas ordinarias se miden por día; en el flexible, por mes, frente a las horas semanales del contrato.

1.4. Cómputo y clasificación de las horas. Las horas por encima de la jornada se clasifican como extraordinarias (jornada completa) o complementarias (tiempo parcial). Las horas extraordinarias se [COMPENSAN CON DESCANSO / SE RETRIBUYEN / SE ELIGE EN CADA CASO] en el plazo de [PLAZO]. El máximo de horas ordinarias al día es de [N] horas, de acuerdo con [CONVENIO APLICABLE].

1.5. Modificaciones. Ningún asiento se modifica sin la autorización de la empresa y de la persona afectada. Cualquier corrección —alta de un tramo no fichado, cambio de hora, anulación o clasificación de horas— se hace como una propuesta con motivo, que la otra parte acepta o rechaza. Por parte de la empresa autoriza [EL RESPONSABLE DIRECTO / LA PERSONA DE RECURSOS HUMANOS INDICADA: NOMBRE O CARGO]. Si la persona rechaza una propuesta de la empresa, deja constancia de su discrepancia, que se guarda unida al asiento.

1.6. Plazo de corrección. Cada mes puede corregirlo la persona hasta el día [N] del mes siguiente. Pasada esa fecha, solo la empresa puede proponer cambios, que se marcan como posteriores al cierre y deben ser aceptados por la persona.

1.7. Olvidos y días incompletos. Si se olvida registrar una salida, el sistema no la inventa: el día queda incompleto y se pide a la persona que proponga la hora real.

1.8. Incidencias técnicas. Si el sistema no funciona, la jornada se anota por [MEDIO ALTERNATIVO: HOJA, CORREO…] y [PERSONA RESPONSABLE] la incorpora después como incidencia técnica, con su justificación. La persona puede dar su conformidad o dejar su discrepancia.

1.9. Historial. Todas las modificaciones quedan en el historial del registro, con su autoría, sus autorizaciones y su fecha. Nada se borra ni se sobrescribe.

2. Información que se refleja y datos mínimos

El registro de cada persona contiene, como mínimo:

• La identificación de la persona y de quien practica cada asiento.
• Su régimen de jornada (completa o parcial, con el porcentaje) y su horario.
• El inicio y el fin de cada jornada, con hora y minuto.
• El inicio y el fin de cada pausa, espera, tiempo a disposición e interrupción de la desconexión.
• La modalidad de trabajo, presencial o a distancia.
• La naturaleza de las horas: ordinarias, extraordinarias o complementarias, con su compensación y si lo son por fuerza mayor.
• Las horas realizadas por conciliación, flexibilidad o distribución irregular, con la medida de la que derivan.
• Los totales diarios y mensuales.
• Todas las modificaciones, con su autoría y autorizaciones.

Las medidas de conciliación y flexibilidad de [NOMBRE DE LA EMPRESA] son: [MEDIDAS DE LA EMPRESA]. Los datos de las medidas de conciliación se tratan con especial cuidado y no se muestran a la representación legal más que como indicación de que existen.

Acceso y copia. [NOMBRE DE LA EMPRESA] entrega a cada persona, con su nómina, el resumen del periodo, y la persona puede descargar su registro cuando quiera. La representación legal accede a una vista minimizada, sin datos personales de la ficha, con el enlace que le facilita [PERSONA RESPONSABLE]. La Inspección de Trabajo accede mediante un enlace temporal de solo lectura. Más información en Acceso y copia del registro y en Columnas de la exportación.

Tratamiento de datos. Los datos del registro se tratan con la base legal de la obligación legal de [NOMBRE DE LA EMPRESA]. Delegado de protección de datos o contacto: [CONTACTO].

3. Evaluación periódica con la representación

[NOMBRE DE LA EMPRESA] evaluará el funcionamiento del registro con la representación legal de las personas trabajadoras [CADA N MESES / UNA VEZ AL AÑO], en una reunión convocada por [PERSONA O ÓRGANO]. En ella se revisarán:

• Las discrepancias registradas y cómo se resolvieron.
• Las incidencias técnicas del periodo.
• Los avisos de la aplicación (jornadas con más horas ordinarias que el máximo diario, descansos de menos de doce horas) y las medidas adoptadas.
• Los días incompletos pendientes y las propuestas sin resolver.
• El balance de horas extraordinarias y complementarias y de los cómputos mensuales del horario flexible.
• Las mejoras que proponga la representación.

De cada reunión se levantará acta. [OTROS CRITERIOS DE EVALUACIÓN DE LA EMPRESA.]

La representación legal recibe un aviso por correo cuando una persona deja una discrepancia sobre su registro y puede consultar el registro cuando lo necesite con su enlace de acceso.

4. Formación de la plantilla

[NOMBRE DE LA EMPRESA] informará y formará a su plantilla sobre el registro de jornada:

• A toda la plantilla, al incorporarse y cuando cambie el protocolo, sobre cómo fichar, qué situaciones se registran, cómo proponer una corrección, cómo dejar una discrepancia y cómo descargar su copia, en [FORMATO: SESIÓN, GUÍA, VÍDEO…] de [DURACIÓN].
• A las personas responsables de equipo y de recursos humanos, sobre cómo autorizar propuestas, el plazo de corrección, el cierre de mes, el cómputo del horario flexible y los avisos del Estatuto.
• A quien da acceso al registro, sobre cómo crear y revocar enlaces para la Inspección y la representación legal, y sobre la exportación previa a la baja de la organización.

La formación se impartirá por [RESPONSABLE DE LA FORMACIÓN] y se registrará [DÓNDE SE REGISTRA]. Este protocolo está disponible para toda la plantilla en [LUGAR DE CONSULTA].

5. Revisión

El protocolo se revisará [CADA N MESES / CUANDO CAMBIE LA NORMA O EL CONVENIO], y en todo caso cuando se publique la norma definitiva y la orden ministerial que fije los requisitos técnicos del sistema.

Firmado: [NOMBRE Y CARGO] · [FECHA]